Mai important, este necesar să furnizați informații despre cum să vă contactați pe cineva din afacere în timp ce vă aflați departe.
Ar fi foarte frustrant ca un client să fie întors și să nu știe cum să vă contacteze. Nu contează dacă poziția dvs. se află în vânzări, servicii sau chiar în dezvoltarea de produse. Toate apelurile clienților sunt importante și trebuie să fie abordate într-o manieră profesională.
Conținutul e-mailului care alertează clienții și colegii care încearcă să comunice cu dvs. prin e-mail trebuie să fie în concordanță cu conținutul mesajului vocal care va saluta apelanții. Dacă utilizați Outlook 2010 și sunteți conectat printr-un server Microsoft Exchange, faceți clic pe fila Fișier, apoi faceți clic pe pictograma Răspunsuri automate.
Acest lucru va începe apoi procesul de creare a unui e-mail temporar care este trimis tuturor celor care au trimis un e-mail în timp ce vă aflați în afara biroului. Răspunsul automat este trimis deoarece ați activat acest mesaj temporar. O listă pas cu pas a instrucțiunilor pentru crearea acestui e-mail poate fi vizualizată aici: E-mail out of office pentru Outlook Exchange
Dacă nu sunteți conectat prin intermediul unui server Microsoft Exchange, procesul este ușor diferit deoarece nu există o pictogramă "Răspunsuri automate" pe aceste tipuri de conturi de e-mail. Ghidul pas cu pas pentru crearea aceluiași tip de e-mail pentru utilizatorii non-Exchange poate fi vizualizat aici: Out of Office pentru toți ceilalți
Următorul pas este să creați conținutul e-mailului care va fi trimis tuturor celor care vă trimit e-mailuri în timp ce vă aflați departe de birou. Acest e-mail ar trebui să transmită cât timp va ieși din birou, cum puteți fi atins în timpul absenței dvs. (dacă este cazul) și cine va contacta în locul dvs. în cazul în care nu doriți să vă contactați în timpul petrecut birou.
Exemplu:
Buna,
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt în prezent în afara biroului și se va întoarce luni, 1 decembrie. Voi avea acces limitat la e-mail în această perioadă, prin urmare răspunsul meu poate fi ușor întârziat. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să trimiteți un e-mail asistentului meu, Barbara Colson. Adresa de e-mail este bcolson@xyz.com.
Sărbători fericite!
Shahira
Microsoft oferă șabloane și alte exemple care pot fi găsite aici: șabloane și exemple în afara biroului. Nu uitați să dezactivați acest mesaj temporar când vă întoarceți la birou, altfel, oricine vă trimite prin e-mail după ce vă întoarceți la birou, va primi în continuare același mesaj.
Acum, că ați creat e-mailurile de ieșire, este ușor să creați un mesaj vocal similar, consistent, care să primească toți apelanții dvs. Utilizați aceleași cuvinte din e-mail, referință care ar trebui să fie contactat în absența dvs. și starea când vă veți întoarce.
Pentru mesajul vocal, este necesar să furnizați numărul de telefon al persoanei în locul adresei de e-mail.
Exemplu:
Buna,
Ai ajuns la biroul lui Shahira Raineri. Ascultă întregul mesaj. Voi ieși din funcție până luni, 5 ianuarie. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați la asistentul meu, Barb Colson. Numărul său de telefon este 212-555-xxxx.
Aștept cu nerăbdare să vorbesc cu dvs. când mă întorc. Mulțumiri.