Decide: Cerere de ofertă sau Cerere de ofertă
Cererea de propuneri (RFP)
Un RFP este utilizat pentru servicii sau pentru produse complexe în care calitatea, serviciul sau produsul final fabricat vor fi diferite de fiecare furnizor care răspunde.
Cerere de ofertă (RFQ)
Un RFQ este utilizat pentru mărfuri, servicii simple sau părți simple / simple, cu puțin sau deloc spațiu pentru diferențierea produselor sau serviciilor dintre furnizorii care răspund. Punctele de negociere ar putea include orare de livrare, opțiuni de ambalare etc.
Obiectivele unui RFP sau RFQ
- Obțineți propuneri detaliate pentru a evalua răspunsul fiecărui furnizor, astfel încât să fie îndeplinite cele mai bune interese ale companiei dvs. pe toate fronturile
- Mentine natura competitiva a procesului de selectie a furnizorilor pentru a negocia cea mai buna tranzactie posibila
- Asigurați-vă că interesele tuturor părților interesate din cadrul companiei dvs. vor fi îndeplinite și că veți ajunge la un consens
- Oferă companiei dvs. controlul întregului proces de selecție a furnizorilor și stabilește regulile de selecție în față
- Începe să construim parteneriatul dintre dvs. și vânzător chiar de la început
Secțiuni ale cererii de ofertă sau ale cererii de ofertă
RFP sau RFQ trebuie să conțină următoarele secțiuni. Rețineți că fiecare document va fi diferit în funcție de tipul de companie și de produsul pe care îl căutați.
Personalizați fiecare secțiune pentru nevoile dvs. individuale.
- Detalii de depunere
Termene limită, adresa poștală a companiei dvs., persoană de contact pentru întrebări și clarificări - Introducere și Rezumat executiv
Scrieți această secțiune după ce întregul document a fost terminat. Acesta este folosit pentru a oferi furnizorilor potențiali o scurtă trecere în revistă a companiei dvs. și cerințele pentru produsul sau serviciul dvs. - Prezentare generală a afacerii și fundal
Oferiți o scurtă trecere în revistă a afacerii dvs., a produselor și a sectorului de piață pe care vă satisfaceți. Acest lucru vă va ajuta pe viitorii dvs. furnizori să înțeleagă ce necesități de afaceri pe care încercați să le îndepliniți cu procesul de selecție a furnizorilor. De asemenea, furnizați informații de fond importante care vor aduce beneficii vânzătorului atunci când răspunde. - Specificații detaliate
Aceasta ar trebui să fie cea mai lungă secțiune a documentului. Pentru un RFP, acesta va conține măsurile și cerințele calitative care vor determina decizia de selecție a furnizorului. Pentru o RFQ, această secțiune ar trebui să furnizeze măsurile cantitative pe care le căutați în răspunsul vânzătorului. Exemplu criteriul include:- Desene de produs
- Toleranțe tehnice
- Nivelurile serviciilor
- Puncte de reper
- Produsele și termenele
- Cerințe tehnice sau de afaceri
- Funcționalitatea software-ului
- Cerințe hardware
- Ipoteze și constrângeri
Orice ipoteze și / sau constrângeri pe care vânzătorii potențiali trebuie să le cunoască trebuie să fie enumerați aici. Nerespectarea în mod direct și în avans a vânzătorului va deschide ușa pentru renegocierea acordului la o dată ulterioară și va avea posibilitatea de a strânge relația pe care o aveți cu vânzătorul dvs. Subiectele posibile includ cheltuielile de călătorie, costurile de upgrade / modificare, drepturile de licențiere etc. - Termeni si conditii
Orice termeni și condiții ale contractului trebuie să fie enumerate pentru ca vânzătorul să facă un răspuns corect și onest. Acestea pot include opțiuni de finanțare, durata contractului, opțiuni de reînnoire, garanții, penalități de livrare, niveluri de servicii etc. - Criterii de selecție
Secțiunea finală ar trebui să fie o prezentare generală a criteriilor de selecție pe care le veți folosi pentru a vă lua decizia. Unele companii preferă să păstreze aceste informații în totalitate confidențiale; în timp ce alte companii consideră că acest lucru va ajuta potențialii vânzători să se concentreze asupra a ceea ce este important pentru compania dvs.
Distribuiți RFP / RFQ furnizorilor selectați
În cele din urmă, compuneți o scrisoare de intenție și trimiteți două copii ale RFP sau RFQ fiecăruia dintre furnizorii selectați din procesul dvs. de căutare. Asigurați-vă că sunt incluse informații de contact adecvate pentru a oferi asistență oricărui furnizor care are nevoie de el.