Ce cheltuieli ale angajatului trebuie să plătiți
Cel mai bine este să rămânem la rambursarea numai a cheltuielilor de deplasare aprobate de IRS drept deduceri din declarația fiscală a angajatului.
Potrivit IRS , cheltuielile de mutare deductibile pentru angajati includ numai
"cheltuieli rezonabile pentru:
Mutarea bunurilor de uz casnic și a efectelor personale din fosta casă spre casa nouă, și
Călătorește (inclusiv cazarea) de la fosta casă spre casa nouă.
Rambursările cheltuielilor nedeductibile sunt întotdeauna impozabile angajatului, chiar dacă rambursarea se poate califica drept un plan responsabil (așa cum este descris mai jos).
Implicațiile fiscale ale rambursărilor de cheltuieli de mutare a angajaților
În general, orice plată pe care o plătiți angajaților este impozabilă, iar plata cheltuielilor de mutare a angajaților este considerată o prestație impozabilă. Dar există o modalitate de a face ca beneficiul să nu fie impozabil angajatului.
Dacă doriți ca salariile angajaților să nu fie impozabile angajatului (IRS folosește termenul "exclus" din impozitare), trebuie să le plătiți prin ceea ce IRS solicită un plan responsabil .
În acest caz, angajatul plătește cheltuielile și le rambursați.
Pentru a îndeplini criteriile pentru un plan responsabil, cheltuielile trebuie să fie detaliate și pot fi plătite numai cheltuieli specifice. Cheltuielile trebuie, de asemenea, să aibă un scop comercial.
Angajatul trebuie să fi plătit sau să fi suportat cheltuieli deductibile în timp ce efectuați servicii ca angajat al companiei dvs. Este posibil să aveți nevoie să documentați că mișcarea este solicitată de afacerea dvs.
Există, de asemenea, unele proceduri contabile care trebuie urmate pentru ca planul de rambursare să fie
- Angajatul trebuie să " contabilizeze în mod adecvat aceste cheltuieli într-o perioadă rezonabilă de timp". Adică, angajatul trebuie să vă dea încasări pentru toate cheltuielile.
- Dacă dai angajatului un avans pe aceste cheltuieli, angajatul trebuie să returneze orice excedent de bani într-o perioadă rezonabilă de timp.
De exemplu, să presupunem că plătiți 5.000 USD pentru cheltuielile de mutare și angajatul vă oferă încasări pentru 3.660 de dolari. Angajatul trebuie să vă ofere un cec pentru sold (1.350 dolari). Dacă nu sunt îndeplinite toate criteriile pentru un plan responsabil, planul nu este un plan responsabil. Iar " rambursările pentru cheltuieli necondiționate " (către salariat) și alocațiile pentru cheltuieli diverse sau nespecificate sunt impozabile angajatului.
Doar pentru a fi absolut clară: toate rambursările efectuate angajaților în baza unui plan inconsecvent trebuie să fie tratate ca impozabile (inclusiv reținerea), chiar dacă rambursarea este pentru cheltuieli deductibile salariatului. Toate plățile care nu sunt justificate prin încasări, chiar dacă fac parte dintr-un plan responsabil, sunt impozabile și sunt supuse reținerii.
Reținerea impozitelor pe salarii pentru plata cheltuielilor de deplasare a angajaților
În cazul în care plățile au fost efectuate în baza criteriilor pentru un plan responsabil și au fost îndeplinite toate condițiile necesare, plățile către salariați pentru cheltuielile de mutare nu sunt supuse reținerii.
Plățile de plată care nu se efectuează în baza criteriilor pentru un plan responsabil (descrise mai sus) sunt supuse reținerii impozitelor federale, impozitelor FICA (Social Security and Medicare) și impozitelor federale pentru șomaj.
Raportarea plăților de cheltuieli mobile pe formularul W-2 al angajatului
Dacă rambursarea către angajat îndeplinește toate condițiile unui plan responsabil, așa cum este descris mai sus, nu trebuie să includeți aceste rambursări pe W-2 angajatului. Dacă angajatul vă oferă o contabilitate adecvată a cheltuielilor, dar excedentul nu este rambursat, va trebui să vă consultați cu serviciul dvs. de salarizare sau cu responsabilul cu elaborarea impozitelor pentru a stabili modul de raportare a sumelor impozabile și neimpozabile. Trebuie să raportați cuantumul acestui avantaj atunci când completați raportul fiscal anual W-2 pentru angajat pentru anul precedent.
Patriot Software oferă mai multe clarificări cu privire la modul în care aceste cheltuieli sunt introduse pe formularul W-2 al unui angajat. Vom folosi exemplul de mai sus, unde salariatul primește 5.000 de dolari pentru cheltuielile de mutare, are încasări pentru 3.660 de dolari și păstrează restul de 1.350 dolari. Suma pe care angajatul o păstrează este impozabilă salariatului. Vom presupune că această plată se efectuează în conformitate cu cerințele pentru un plan responsabil, așa cum este descris mai sus:
- Taxa 1.350 USD este inclusă în caseta 1 din W-2 (și în casetele 3, 5 și 16, dacă este impozitată de stat sau oraș).
- Impunerea impozitului pe venitul federal și de stat și taxele FICA trebuie calculate pentru impozitul de 1.350 $ și incluse în casetele corespunzătoare din W-2.
- Trebuie să includeți în caseta 12 din Formularul W-2 suma de 3.660 USD (suma egală cu suma justificată (de exemplu partea portabilă) folosind codul "L."
Pentru mai multe detalii despre modul în care funcționează, consultați Publicația IRS 15 (Circulară E).
Oferirea unui salariu suplimentar pentru cheltuieli de mutare
Unele companii oferă angajaților o sumă stabilită pentru cheltuielile de deplasare, în funcție de tipul de mișcare și de distanță. Plata poate fi în continuare deductibilă pentru afacerea dvs. ca și cheltuială pentru afaceri.
Dacă doriți să oferiți unui angajat bani pentru mutarea cheltuielilor și lăsați angajatul să decidă modul în care acești bani vor fi cheltuite, aveți un plan inaccesibil, conform reglementărilor IRS. În acest caz, după cum sa menționat mai sus, dacă nu doriți ca salariatul să trebuiască să arate încasări, toată plata este impozabilă angajatului ca beneficiu. În plus, impozitul pe venit federal și taxa FICA trebuie să fie reținute la plată.
În acest caz, poate doriți să adăugați o sumă suplimentară la plată pentru a ajuta angajatul cu taxele suplimentare care trebuie plătite. Aceasta se numește "încasarea" unui cec și este făcută pentru a da salariatului suma exactă a plății, după impozitare.
De exemplu, dacă plătiți unui angajat 2 000 de dolari în cheltuielile de mutare, puteți face un calcul brut pentru a da mai mult de 2.000 de dolari pentru a acoperi taxele suplimentare. Patriot Software are un calcul brutal care te poate ajuta cu asta.
Cheltuielile de mutare a angajaților sunt deductibile
Plata cheltuielilor de mutare a angajaților este o cheltuială de afaceri deductibilă pentru afacerea dvs. Salariile angajaților care se deplasează pentru angajați ar trebui să fie limitate la cele pe care angajatul le-ar putea deduce din declarația fiscală proprie. Aceasta înseamnă doar costurile pentru mutarea bunurilor de uz casnic și pentru cheltuielile de deplasare în noua locație a angajatului și a familiei sale.
Spuneți angajaților despre Planul de rambursare a cheltuielilor în mișcare
Ca și în cazul oricărui alt beneficiu al angajaților, toți angajații trebuie să fie tratați la fel. Puteți stabili criterii de calificare pentru plan după tipul de angajat (salariu vs. orar, de exemplu), dar nu puteți da unui angajat în aceeași clasificare mai mult din acest beneficiu decât altul.
Este întotdeauna o idee bună să puneți acest tip de beneficii în scris și să o includeți în comunicarea cu angajații. Manualul dvs. de angajați sau manualul de politici și proceduri este un loc bun pentru a descrie planul. Nu uitați să includeți informații despre implicațiile fiscale ale acestui avantaj.
Ajutând angajații cu reduceri de cheltuieli mobile
Cu excepția cazului în care sunteți un preparator de impozite calificat , acordarea de consultanță fiscală angajaților cu privire la deducerea impozitului pe venit nu este un lucru bun de făcut. Încurajați-vă angajații să obțină consultanță fiscală profesională sau să utilizeze programe software profesionale . Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a ajuta angajații să înțeleagă acest beneficiu în mișcare și modul în care le va afecta impozitele:
- Oferiți angajaților un pachet de relocare a locului de muncă, care explică modul în care și când cheltuielile de deplasare vor fi rambursate de compania dvs.
- Oferiți angajaților posibilitatea de a-și schimba reținerea (pe formularul W-4 ) pentru a ține cont de plata inițială de rambursare.