Dacă afacerea dvs. are un plan responsabil, rambursarea anumitor cheltuieli de afaceri nu este impozabilă angajatului. Dacă planul dvs. de rambursare a afacerii nu respectă cerințele IRS pentru un plan responsabil, aceste rambursări sunt impozabile salariatului, iar reținerea impozitelor federale de impozit și a impozitelor pe salarii trebuie efectuate pe baza acestor plăți.
În plus, dvs. ca angajator trebuie să raportați aceste plăți pe formularul W -2 al angajatului.
Planurile responsabile pot include rambursarea pentru diferite cheltuieli ale angajaților, inclusiv:
- Cheltuielile de călătorie ale angajaților, inclusiv mese și divertisment,
- Achiziționarea de instrumente și echipamente și
- Angajați cheltuieli birou acasă.
Planul responsabil trebuie, de asemenea, să includă o procedură care să impună angajaților să restituie rambursările excedentare (cele care depășesc sumele permise) angajatorului. Dacă un angajator instituie și menține un plan responsabil, cheltuielile de călătorie ale angajaților nu trebuie tratate ca venituri impozabile.
Cerințe de plan admisibil
Pentru a fi considerat un "plan responsabil" de către IRS, aranjamentul dvs. trebuie să includă TOATE din următoarele:
- Cheltuielile trebuie să aibă o legătură de afaceri ; adică trebuie să fi fost plătiți sau angajați în timp ce efectuați servicii ca angajat.
- Angajatul trebuie să răspundă în mod corespunzător angajatorului pentru aceste cheltuieli într-un termen rezonabil. Trebuie să cereți angajaților să vă furnizeze informații detaliate despre aceste cheltuieli, inclusiv data, ora, locul, suma și scopul afacerii pentru cheltuieli.
- Trebuie să cereți angajatului să returneze rambursările excesive într-o perioadă rezonabilă și specifică, în funcție de circumstanțe
Dacă toate cele trei cerințe nu sunt îndeplinite, planul este determinat de IRS să nu fie responsabil și toate cheltuielile rambursate angajatului de către compania dvs. sunt impozabile angajatului.
Rambursări excedentare
Rambursarea excesivă este o rambursare mai mare decât sumele admise. În cazul în care salariatul nu returnează rambursări excesive într-o perioadă rezonabilă de timp, aceste sume excedentare sunt impozabile angajatului. Cea mai obișnuită circumstanță ar fi un caz în care dai un angajat un avans înainte de a pleca pentru o călătorie, iar cheltuielile ei în timpul călătoriei sunt mai mici decât suma avansată.
O perioadă rezonabilă de timp pentru restituirea rambursărilor în exces este determinată de IRS, de exemplu:
- Un avans primit în termen de 30 de zile de la data efectuării plății
- Angajatul furnizează un cont adecvat al cheltuielilor în termen de 60 de zile de la data plății sau a cheltuielilor.
- Angajatul returnează orice rambursare în exces în termen de 120 de zile de la data plății sau a costurilor.
- Angajatului i se oferă o declarație (cel puțin trimestrială) care solicită returnarea sau contabilizarea adecvată a avansurilor restante, iar angajatul se conformează în termen de 120 de zile de la primirea declarației.
Trimiterea unui plan responsabil către IRS
Nu, nu este obligatoriu să trimiteți un plan scris IRS. Dar ar trebui să puteți dovedi că ați definit cerințele pentru rambursarea cheltuielilor angajaților. Veți avea nevoie de ceva în scris pentru a arăta IRS că înțelegeți ce este un plan responsabil și că vă desfășurați afacerea la cerințele dumneavoastră.
În primul rând, trebuie să puneți aceste cerințe în scris, ca parte a manualului de politici și proceduri al angajaților .
În al doilea rând, trebuie să documentați toate tranzacțiile cu angajații pentru rambursarea cheltuielilor, păstrând înregistrări care să arate că au fost respectate toate cerințele planului responsabil.
Planul de responsabilitate afectează și impozitele pe afaceri
Indiferent dacă aceste cheltuieli sunt efectuate în cadrul unui plan responsabil, nu afectează în mod direct capacitatea dvs. de a deduce aceste cheltuieli din declarația dvs. fiscală de afaceri. Dar trebuie să furnizați documente adecvate pentru a demonstra că aceste cheltuieli au fost legate de afaceri.
Pentru rambursările de călătorie, de exemplu, puteți deduce cheltuielile pe linia corespunzătoare din declarația fiscală de afaceri. De exemplu, pentru mese și cheltuieli de divertisment, utilizați linia 24b a Planului C (pentru proprietarii unici sau pentru societățile cu răspundere limitată dintr-un singur membru).