Ce are nevoie compania dvs. din software-ul de contabilitate pentru afaceri mici?
Software-ul contabil este o necesitate pentru orice întreprindere mică să urmărească veniturile, cheltuielile, informațiile despre clienți și orice alte date financiare. Este, de asemenea, un instrument excelent pentru luarea deciziilor deoarece rapoartele în timp util și instrumentele de analiză a bugetului care vin împreună cu cele mai multe programe software contabile oferă proprietarilor de afaceri o șansă de a renunța și de a avea o înțelegere generală a finanțelor companiei. Dar într-o mare de programe și mărci de software, cum alegeți software-ul corect de contabilitate pentru afacerea dvs. mică?
Ce trebuie să luați în considerare înainte de a cumpăra software de contabilitate
Deoarece software-ul contabil este vital pentru afacerea dvs. mică, este important să vă asigurați că efectuați o cercetare înainte de a cumpăra un anumit tip de gestiune financiară sau software de contabilitate. Luând o privire mai atentă la nevoile companiei, vă veți permite să măsurați cerințele de zi cu zi de funcționalitate de care aveți nevoie. Mai jos sunt doar câteva lucruri de făcut și de reținut înainte de a vă angaja să cumpere software-ul de contabilitate.
Faceți o analiză a nevoilor
Înainte de a decide asupra unui anumit program contabil, trebuie să efectuați o analiză a nevoilor pentru a evalua caracteristicile, funcțiile și rapoartele de care veți avea nevoie. Acordați-vă timp să vă gândiți la ce tranzacții contabile sunt semnificative pentru afacerea dvs., astfel încât să puteți alege un program care să le poată gestiona eficient. Vor fi enumerate toate rapoartele de care veți avea nevoie pentru a genera controalele de care aveți nevoie sau integrarea dorită cu aplicații de la terțe părți.
Această analiză a nevoilor va fi baza pentru care începeți procesul de selecție.
Citiți recenzii software de contabilitate
Citirea altor recenzii ale clienților despre produs vă va oferi o idee mai bună despre ceea ce cumpărați. Multe site-uri web ale consumatorilor, cum ar fi Amazon, au nenumărate recenzii care discută despre ușurința utilizării, raportarea, suportul, compatibilitatea sistemului de operare și prețul.
Găsiți ceea ce se potrivește nevoilor dvs.
Cele mai multe întreprinderi mici pot utiliza software-ul de contabilitate de afaceri mici, cum ar fi QuickBooks direct out-of-the-box. Majoritatea furnizorilor au creat funcții și șabloane de raportare, astfel încât să puteți crea cu ușurință aproape orice raport de care aveți nevoie. Cu toate acestea, puteți găsi că aveți nevoie de software specific pentru industrie, cum ar fi un software de contabilitate nonprofit , software de contabilitate pentru construcții sau software de contabilitate la fața locului pentru a satisface nevoile contabile și de raportare unice ale industriei dvs.
Luați în considerare Ușurința în utilizare
Dvs. sau personalul dvs. va trebui să înveți să utilizați software-ul contabil pe care îl achiziționați. Este probabil că veți avea cifra de afaceri pe parcursul anilor. Prin urmare, ar trebui să luați în considerare alegerea unui pachet de software contabil care nu numai că răspunde nevoilor dvs., ci este ușor de învățat dat fiind timpul și resursele pe care le puteți angaja pentru a instrui angajații cu privire la modul de utilizare a software-ului. Dacă aveți puține resurse pentru a vă angaja și a alerga în programul dvs. atunci când există cifra de afaceri, atunci alegerea unui program simplu, ușor de utilizat, cum ar fi software-ul de contabilitate, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree poate fi modul de a merge pentru afacerea dvs. mici. Deși pot exista programe de software contabile mai bune pe piață, afacerea dvs. mică nu va vedea beneficiile acestor programe dacă personalul dvs. nu știe cum să le folosească în mod corespunzător.
Gândiți-vă la sprijin
Va trebui să decideți ce tip de suport doriți să aveți pentru a vă ajuta să utilizați produsul. Majoritatea furnizorilor oferă o gamă completă de opțiuni de ajutor disponibile pentru dvs. - prin e-mail, telefon și suport online. Unii furnizori vor oferi suport gratuit dacă achiziționați programul, în timp ce cei mai mulți vor oferi planuri de asistență tehnică pe care le puteți achiziționa în plus față de programul software de contabilitate. Ar trebui să citiți orice forum despre experiența altor utilizatori cu privire la asistența clienților de la furnizorul de software pe care îl alegeți, deoarece nu toți sunt creați egali. Anumiți furnizori de software pentru contabilitate oferă sprijin adecvat, în timp ce alții nu.
Luați în considerare scalabilitatea
Cât de mult vă așteptați să crească afacerea dvs. pe termen scurt-mediu? După ce vă faceți proiecțiile despre creșterea afacerii dvs., veți dori apoi să vedeți cât de scalabil aveți nevoie de programul dvs. software de contabilitate trebuie să fie pentru a satisface această creștere.
Aveți nevoie de software de contabilitate pentru a rula pe laptop-uri și desktop-uri sau dispozitive mobile, de asemenea? Aveți nevoie de software contabil care este capabil să ruleze într-o rețea? Cât de scump este să adăugați utilizatori suplimentari la software-ul dvs. de contabilitate? Veți dori să luați în considerare aceste întrebări și dacă afacerea dvs. mică va funcționa pe o rețea, este o idee bună să contactați un profesionist IT pentru a vă asigura că software-ul contabil pe care îl alegeți este compatibil cu hardware-ul dvs. Un profesionist IT ar trebui să fie în măsură să vă asigurați că îndepliniți specificațiile hardware / software, făcând și alte sugestii de rețea care vă vor îmbunătăți operațiunile.
Aveți nevoie de gestionarea documentelor?
Unele întreprinderi mici doresc să funcționeze într-un mediu fără hârtie, în timp ce altele sunt mai confortabile cu a fi puțin vechi. Indiferent de procesul pe care îl alegeți, trebuie să vă asigurați că software-ul este conceput pentru a satisface nevoile dvs. De exemplu, dacă doriți un birou fără hârtie, trebuie să verificați caracteristicile de gestionare a documentelor ale software-ului dvs. contabil. În mod alternativ, puteți achiziționa un instrument de gestionare a documentelor terță parte și puteți examina dacă există programe software contabile care se integrează cu sistemul dvs. de gestionare a documentelor pentru a ajuta la eficientizarea proceselor fluxului de lucru ale afacerii dvs.
Ați putea utiliza Managementul fluxului de lucru?
Dacă alegeți să lucrați într-un mediu de birou fără hârtie, va trebui să alegeți un program de contabilitate software care are fie procese încorporate în fluxul de lucru, fie vă permite să le construiți pentru a vă satisface procesele de afaceri. Deoarece nu veți avea copii fizice pe hârtie care plutesc în jurul biroului dvs. pentru a fi examinate și aprobate, va trebui să aveți capacitatea de a proiecta procesele aprobate pentru sarcini simple și complexe cum ar fi foaia de lucru, distribuitorul sau verificarea aprobării.
Luați în considerare nevoile de securitate a datelor
Securitatea datelor contabile este întotdeauna importantă, deoarece veți dori să vă asigurați că informațiile dvs. personale, informațiile personale ale angajatului dvs. și informațiile dvs. ale clientului sunt protejate. Cu toate acestea, puteți lucra în industrii, cum ar fi asistența medicală, unde aveți cerințe suplimentare de conformitate, cum ar fi HIPPA. Sancțiunile pentru aceste încălcări pot să vă afecteze afacerea, ajungând până la 500.000 de dolari în unele cazuri. Oricare ar fi nivelul de securitate necesar, veți dori să vă asigurați că design-urile sunt integrate în programul dumneavoastră software de contabilitate sau că puteți institui caracteristicile de securitate necesare într-un plan IT pentru a răspunde acestor nevoi.