Top sfaturi pentru creșterea participării la întâlniri de afaceri

Economia și alți factori politici au avut un impact extraordinar asupra modului în care sunt percepute întâlnirile de afaceri, iar planificatorii evenimentelor s-au confruntat cu o presiune sporită pentru a găsi modalități de evitare a participării sub-par la întâlniri de afaceri și convenții.

Chiar și într-o economie în creștere, de multe ori cheltuielile de călătorie sunt percepute ca fiind prea mari pentru aceste tipuri de evenimente și mulți profesioniști aleg să plece fără.

În ciuda schimbării, majoritatea companiilor și organizațiilor continuă să vadă impactul important al întâlnirilor. În economia de astăzi, găzduirea de întâlniri reușite poate însemna concentrarea asupra reuniunilor locale și centralizate, care generează costuri de călătorie mai mici, dar mai important, aceasta va însemna angajarea acestor zece sfaturi pentru creșterea participării la întâlniri.

Efectuați apeluri de memento

După trimiterea invitațiilor inițiale, efectuați memento-uri și urmăriți apelurile telefonice la cât mai mulți dintre invitați și extindeți o invitație personală și recomandați-i să participe la eveniment. Din punct de vedere istoric, urmărirea telefonică crește în mod semnificativ participarea la întâlnirile de afaceri. Asigurați-vă că vorbiți despre evenimentul viitoare la alte evenimente de afaceri. Cuvântul de gura poate fi încă o modalitate excelentă de a crea un buzz, care ne duce la următorul sfat.

Imprastie vestea

Răspândiți știrile despre evenimentul dvs. oriunde și peste tot, inclusiv publicații locale, publicații naționale, publicații ale membrilor, publicații comerciale, buletine informative personale și orice alt instrument de comunicare disponibil.

Asigurați-vă că vă gândiți la ce instrumente ajung la publicul țintă.

Promovați online (site-ul companiei, social media și e-mail)

Postați detaliile evenimentului pe site-ul companiei dvs. Promovați evenimentul pe blogul dvs. și în buletinul informativ lunar. Postați detalii despre eveniment pe social media unde publicul vizat este activ, cum ar fi LinkedIn , Facebook și Twitter.

Încurajați membrii organizației dvs. să facă același lucru. Cereți-le să împărtășească link-ul evenimentului cu conexiunile, prietenii și adepții lor. Dacă participați la comunități online relevante, cum ar fi forumurile din industrie, vă promovați evenimentul în aceste comunități.

Includeți invitații de pretutindeni

Un alt mod de a obține cuvântul pentru oaspeții potențiali este să vă strecurați invitațiile de a vă alătura la evenimentele dvs. în toate metodele de comunicare de afaceri. Adăugați o linie în semnătura dvs. de e-mail cu un link către site-ul dvs. sau la o invitație personalizată. Dacă aveți un mesaj vocal sau un mesaj de așteptare online, asigurați-vă că includeți informațiile despre eveniment viitoare în mesajul înregistrat.

Utilizați rețeaua dvs. socială și rețeaua acestora

Rețelele sociale au în vedere creșterea numărului de persoane pe care le considerați prieteni, clienți, parteneri de afaceri și cunoștințe profesionale. Obținerea participării pe care o căutați este mai ușoară atunci când participanții dvs. sunt încurajați să aducă o relație de oaspeți sau de afaceri. Și nu presupuneți că oamenii din propria dvs. rețea știu deja despre eveniment. Nu doare niciodată să se întindă și să le amintească.

Includeți un invitat invitat Cine este o remiză

Obiectivul întâlnirii, tema, tema și vorbitorii invitați ar trebui să fie relevanți, proaspeți și distractivi.

O modalitate reușită de a crește participarea la evenimentele de afaceri este de a aduce vorbitori populare, mai ales dacă aceștia lucrează în aceeași industrie sau în industria conexă. De asemenea, trebuie să aveți în vedere să aveți un emcee care va fi interactiv și distractiv.

Alegeți o locație de mare eveniment

Alegeți un eveniment nou și o locație interesantă pentru eveniment. Indiferent dacă marcajul mare este orașul ales sau locul în sine, oamenii sunt mult mai probabil să participe la un eveniment care este convenabil și oferă o oportunitate de a se bucura de o atmosferă minunată. Asigurați-vă că evenimentul se află într-o locație convenabilă pentru participanții dvs. și luați în considerare alte facilități cum ar fi parcarea sau transportul public la locul de desfășurare.

Creați-vă reclama

Scopul este de a face un eveniment unic. Oferiți activități noi; utilizați un nou format interactiv în timpul prezentării; face un efort de a fi original.

Aveți grijă de agenda dvs. Nu utilizați donații tradiționale la final când participanții sunt gata să plece. Luați în considerare includerea unei sesiuni despre inovație care angajează participanții prin planificarea următoarei conferințe / eveniment. O sesiune care este distractivă și informativă va avea un impact pozitiv asupra participării la evenimente viitoare. Faceți o sesiune de brainstorming și luați ideile înapoi la comitetul dvs. de planificare pentru evenimentul de anul viitor.

Trimiteți sondaj de feedback

Indiferent dacă includeți o sesiune de brainstorming sau nu, maximizați-vă succesul în viitor prin trimiterea de sondaje de feedback după eveniment. Întotdeauna cereți sugestii de subiect viitoare și chiar critici constructive, deoarece obținerea acestui feedback este foarte utilă pentru planificarea viitoarelor întâlniri și evenimente.

De exemplu, unii oameni preferă seminarii dimineața, iar alții preferă programe în după-amiaza. Unele asemenea zilelor de marți și altele, cum ar fi joi. În cadrul sondajului dvs. de feedback, aflați ce participanți doriți și ce ați dori să vedeți la eveniment. Urmărirea este cheia succesului dvs. de marketing.

Ascultați și eliberați

Este întotdeauna important să asculți nevoile participanților și participanților, dar dacă cereți feedback, asigurați-vă că ați arătat că ascultați. După cum spune vechea zicală, avem două urechi și o gură, așa că ar trebui să ascultăm de două ori cât vorbim. Rețineți întotdeauna că participarea la evenimentul dvs. poate fi legată de calitatea evenimentelor anterioare pe care le-ați găzduit. Construiți-vă reputația pentru că ați ascultat nevoile și dorințele clienților dvs. și ați respectat aceste promisiuni.