Din acest motiv, planificatorii de întâlniri au nevoie de o înțelegere fermă a numerelor de catering pentru a asigura calitatea alimentelor și a evita taxele de penalizare. Sunt enumerate mai jos cifrele și termenii proeminenți pentru a vă familiariza.
Numărul estimat
Acesta este numărul de oaspeți pe care îi creați inițial proiecțiile evenimentului. Nu există o obligație reală cu numărul estimat, deoarece este mai mult un "număr de lucru" utilizat pentru a estima costurile și nevoile de personal.
Numărul așteptat
Numărul anticipat este depus cu două sau trei săptămâni înainte de eveniment. Acesta reprezintă un număr mult mai precis de oaspeți anticipați și este legat contractual de numărătoarea finală. Fiecare operațiune de catering are propria politică pentru numărul de așteptări, dar, în general, nu trebuie să se abată cu mai mult de 15% din numărul final.
Numărătoarea finală / Numărarea garantată
Este numărul de mese pentru oaspeți pentru care veți plăti și reprezintă, de asemenea, numărul locurilor pe care echipa de catering le va stabili în interiorul camerei.
Orice modificări aduse acestui număr după data scadenței pot fi considerate penalizări sau taxe cu întârziere. Astfel, este important ca planificatorul să stabilească o dată RSVP care se încadrează înaintea termenului de garanție.
Scădere procentuală
Există două unghiuri de scădere a procentelor. Primul este calculat pentru a vedea cât de mult din conturile finale a scăzut de la numărul așteptat.
În cazul în care procentul este prea mare (peste 20%), se poate emite o taxă de penalizare pentru a acoperi cheltuielile legate de personal și comenzile de aprovizionare. Planificatorii utilizează procentele de scădere pentru a estima numărul de "neprezentări" la care se așteaptă. O rată de scădere de 2% este aproximativ media pentru evenimentele plătite sau biletul. Această medie poate urca peste 5% pentru evenimentele gratuite. După cum vă puteți imagina, participanții sunt mai predispuși să arate când au bani investiți într-un eveniment.
Cartile de masa
Unii planificatori oferă mai mult de un entrée la mesele formale, ceea ce creează o altă cerință de calcul. Hoteluri și centre de banchet nu doresc să fie blocate, ghicind cât de mulți oaspeți vor alege friptura sau carnea de pui, deci este de datoria planificatorilor să obțină numărul exact al fiecărei alegeri prin sistemul lor RSVP. În ziua evenimentului, fiecare participant ar trebui să primească o carte de masă colorată pe care o pot plasa pe masă, astfel încât serverele să știe automat ce fel de mâncare le-a ordonat.
Băuturi buni
Planificatorii evenimentului pot folosi bilete pentru băuturi pentru a controla costurile de funcționare a unui bar deschis. Se realizează prin acordarea fiecărui oaspete a unui sau a două bilete de băutură la înregistrare. Barmanul va accepta biletele în schimbul unei băuturi, iar oaspeții care aleg să bea dincolo de indemnizația de bilet pot plăti bani. Un lucru de remarcat despre biletele de băuturi este că locul de întâlnire vă va percepe cea mai mare băutură la preț pe bilet.
Din acest motiv, este logic să folosiți acest sistem cu o bere și un vin sau o bară de case, deoarece selecțiile vor fi evaluate mai strâns împreună.
Lucrați cu sistemul
În cele din urmă, planificatorul evenimentului trebuie să furnizeze departamentelor de catering. Acei planificatori care ignoră politicile și termenele limită stabilite de furnizorul lor pot ajunge să plătească mai mult decât ar trebui, sub formă de penalități și alte taxe. Cea mai bună modalitate de a evita acest lucru este citirea prin politicile de catering înainte de planificarea evenimentului. Această regulă simplă vă va ajuta să alegeți datele și costurile cele mai potrivite pentru a le transmite oaspeților.