O scrisoare de întâmpinare nouă a clientului este o parte importantă a achiziționării de noi clienți , în special dacă afacerea dvs. este una care se concentrează pe relațiile personale. Luând timp pentru a scrie o nouă scrisoare de primire a clienților are câteva beneficii, printre care:
- Afișează clienților dvs. că le prețuiți afacerea
- Introduceți oficial compania dvs. clienților noi
- Asigură clienților noștri că au luat decizia corectă în alegerea companiei dvs.
- Oferă informații importante de contact
Acest tutorial pas cu pas vă va oferi un nou format de scrisoare de întâmpinare a clienților și secțiunile pe care le include, astfel încât să îl puteți utiliza ca șablon în propria afacere.
01 - Letterhead de companie
Noua scrisoare de întâmpinare a clienților dvs. trebuie tipărită pe antetul companiei dvs. sau cel puțin să includeți informațiile dvs. de contact.
A avea un antet profesional cu branding-ul companiei dvs. este o modalitate excelentă de a vă întări marca prin scrisorile de întâmpinare și prin toată comunicarea clientului. Dar dacă nu aveți scrisoare de scrisori pentru noua dvs. scrisoare de bun venit, trebuie să includeți:
- Numele Companiei
- Adresa expeditorului
- Număr de telefon
- Adresa de email
Puteți dori, de asemenea, să includeți un număr de fax, un site web al companiei și orice alte metode de contact pe care le aveți la dispoziție.
02 - Data și adresa destinatarului
Începutul scrisorii dvs. de întâmpinare a clienților trebuie să includă data scrisorii și adresa poștală a destinatarului, toate aliniate la stânga.
Caseta de adrese a destinatarului ar trebui să includă în mod obișnuit:
- Nume complet (cu prefix)
- Titlu
- Companie
- Adresa postala
03 - Salut
În această secțiune a scrisorii dvs. noi de întâmpinare a clienților, veți primi, de obicei, destinatarul după nume, urmat de un colon.
Indiferent dacă salutați primitorul cu numele sau prenumele (de exemplu, Jane) sau mai formal, un prefix și numele de familie (de exemplu, Doamna Doe) va depinde de relația dvs. cu clientul.
04 - Mesaj de întâmpinare
Fraza de deschidere a unei noi scrisori de primire a clienților vine după salut și ar trebui să includă un mesaj de bun venit pentru client.
Iată un exemplu de propoziție de deschidere într-o scrisoare de primire a unui nou client:
"În numele întregului personal al Smith Consulting, aș dori să profit de această ocazie pentru a vă întâmpina ca pe un nou client. Suntem încântați să vă purtați cu noi".
05 - Introducere în companie
Corpul scrisorii dvs. noi de întâmpinare a clienților trebuie să includă o introducere în compania dvs., precum și reiterarea capacităților dvs.
Iată un exemplu de introducere a unei companii:
"La Smith Consulting, ne mândrim cu oferirea serviciilor clienților noștri în mod sensibil, competent și excelent. Clienții noștri sunt cea mai importantă parte a afacerii noastre și lucrăm neobosit pentru a vă asigura satisfacția dvs. deplină acum și atât timp cât sunteți client .“
În această secțiune, veți dori, de asemenea, să vă prezentați și să îi informați pe client despre rolul pe care îl veți juca în relațiile sale cu compania dvs.
Iată un exemplu de introducere personală:
"De asemenea, sunt bucuros să vă informez că voi fi punctul dvs. de vedere principal în cadrul companiei și vă încurajez să vă contactați în orice moment cu întrebările, comentariile și feedbackul dvs.".
06 - Informații de contact
Una dintre cele mai importante părți ale unei noi scrisori de primire a clienților este secțiunea care include diverse metode de a vă contacta, toate într-un singur loc. Această secțiune a scrisorii dvs. de întâmpinare trebuie să indice în mod clar cum și când clientul dvs. poate lua legătura cu dvs. atunci când are întrebări sau alte probleme.
07 - Reasigurare
Această ultimă secțiune a scrisorii dvs. de întâmpinare a clienților noștri trebuie să mulțumească încă o dată clientului pentru afacerea lui, apoi să vă întărească faptul că sunteți bucuroși să îi întâmpinați ca pe un client și gata să faceți ceea ce este necesar pentru a vă asigura că sunt satisfăcuți.
Ideea este să închideți scrisoarea pe o notă pozitivă și să lăsați noul client să se simtă binevenit, apreciat și important.
Iată un exemplu al ultimei propoziții a scrisorii dvs. de întâmpinare:
"Jane, vă mulțumesc din nou pentru faptul că Smith Consulting a fost încredințată celor mai importante nevoi de afaceri ale dvs. Suntem onorați să vă slujim".
08 - Închidere
Închiderea scrisorii de întâmpinare a clienților noștri include o înșelăciune (cu sinceritate, respect, respect, cu adevărat, etc.), semnătura dvs. scrisă, numele și titlul.
Este important să includeți întotdeauna semnătura dvs. reală și nu o semnătură generată de calculator pentru a personaliza litera. Semnătura dvs. ar trebui să intre între valență și numele dvs., așa că veți dori să lăsați câteva spații suplimentare acolo.