Cum să organizați încasările în fișierele digitale

Software și aplicații care vă ajută la administrarea facturilor

În cazul în care imprimarea pe facturile de hârtie se estompează sau sunteți obosit de a ține pasul cu flăcările de hârtie umplute în cutii de pantofi sau în dosare de fișiere, este timpul să intrați în era digitală. Stocarea și găsirea tuturor chitanțelor dvs., precum și organizarea acestora în rapoarte de cheltuieli, este mult mai ușoară dacă transformați hârtia în fișiere digitale.

Un alt avantaj al digitalizării este că puteți găsi cu ușurință documentația de primire atunci când aveți nevoie de aceasta, efectuând o căutare bazată pe cuvinte cheie pe care le recunoașteți, cum ar fi alimente, hoteluri, gaze, întreținerea mașinilor și așa mai departe.

Indiferent dacă doriți să stocați chitanțe în cloud, să utilizați o aplicație mobilă sau să scanați și să stocați chitanțele, oricare dintre următoarele opțiuni vă va ajuta să obțineți mai rapid rapoartele de cheltuieli , să cheltuiți cheltuieli fiscale deductibile , să păstrați dosarele de asigurare sau să gestionați încasările Pentru orice motiv. (Este demn de remarcat faptul că opțiunile aplicațiilor online și mobile utilizează, în general, securitate la nivel de bancă.)

  • 01 - Servicii cloud pentru a organiza încasări online

    Puteți organiza, stoca și accesa chitanțele din cloud utilizând un serviciu online, atâta timp cât aveți o conexiune la internet.

    Iată ponturile noastre pentru aplicațiile online care organizează chitanțe care vă permit să creați rapid rapoartele de cheltuieli, când și unde aveți nevoie de ele. Aceste aplicații oferă o varietate de moduri de a vă capta încasările, inclusiv prin e-mail, prin SMS, prin camera telefonului dvs. smartphone și altele. Unele dintre aceste aplicații au instrumente integrate de raportare a cheltuielilor și opțiuni pentru exportul către software cum ar fi Quicken, Quickbooks, Freshbooks sau Excel.

  • 02 - Aplicații mobile pentru organizarea rapoartelor de încasări și cheltuieli

    Datorită îmbunătățirilor constante ale tehnologiei mobile (inclusiv camerelor pe dispozitive iPhone, tablete și dispozitive mobile Android), utilizarea unei aplicații mobile pentru a obține chitanțe organizate și efectuarea rapoartelor de cheltuieli este mult mai convenabilă decât utilizarea unui software desktop sau online.

    Aplicațiile mobile pot stoca date privind rapoartele de cheltuieli în cloud, economisind spațiu pe dispozitivul mobil și unele lucrează cu o aplicație online. Unele oferă procesare complet automatizată, importând detalii direct de pe cardurile de credit sau scanările telefonului mobil și pot genera rapoarte detaliate de cheltuieli, inclusiv categorizarea costurilor, data, furnizor și alte informații relevante. Vestea cea mai bună este că totul este completat pentru tine. Iată patru aplicații mobile de organizare a chitanțelor care ne plac.

  • 03 - Software de scanare a chitanței

    Dacă aveți tone de încasări pentru a organiza pentru a obține rambursarea cheltuielilor, pentru a documenta cheltuielile legate de impozite sau pentru a susține creanțele de asigurare și aveți nevoie de o modalitate rapidă de a finaliza rapoartele de cheltuieli, există câteva opțiuni bune de software desktop pentru Mac și Windows care pot fi utilizate cu scanerul dvs. curent. Există, de asemenea, mici scanere mobile pe care le puteți achiziționa pentru timpul liber de la birou. Mai întâi, porniți software-ul și executați chitanțe prin scanerul alimentat de o conexiune USB la computer. Datele sunt extrase din chitanță în software și se salvează o copie a chitanței. De cele mai multe ori nu trebuie să introduceți sau să corectați nicio informație.

    Dacă aceasta pare a fi soluția pentru dvs., verificați cinci pachete de scaner și software pentru a gestiona rapoartele de încasări și cheltuieli.