Eliberarea acestor carduri angajaților înseamnă că aceștia pot face anumite tranzacții în numele afacerii și pot depune ulterior toate chitanțele către directorul financiar-șef la sfârșitul fiecărei luni. În calitate de companie, în loc să acordați avansuri în numerar fiecărui angajat, cardurile de credit corporative se dovedesc a fi cea mai bună opțiune, deoarece nu veți fi implicați în dificultatea de a da bani în numerar.
Cu toate acestea, înainte de a emite cărți corporative, trebuie să introduceți măsuri de precauție. Fără a face acest lucru, există posibilitatea ca unii angajați să utilizeze în mod greșit fonduri de afaceri . Riscul achizițiilor neautorizate crește atunci când cărțile de credit corporative sunt în mâinile lor și nu există măsuri de protecție în vigoare. Pentru a controla acest risc, următoarele politici vă vor ajuta:
La start, setați așteptările
La emiterea cardurilor, este recomandabil să setați și să informați toți angajații cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei atunci când este vorba de utilizarea cardului. Trebuie să stabiliți o politică care explică în mod clar responsabilitatea titularului cardului, tipul de cheltuieli pe care ar trebui să fie folosite cardurile și tipul documentelor pe care trebuie să le depuneți pentru fiecare cheltuială.
Acesta este unul dintre cheile lucrurilor pe care fiecare companie ar trebui să le pună în practică pentru a limita modul în care titularul cardului folosește cardul. Fără a face acest lucru, afacerea dvs. va suporta cheltuieli suplimentare care nu au fost bugetate niciodată, ceea ce crește pe termen lung costul de funcționare a afacerii.
Asigurați-vă că regulile cărții sunt bine înțelese
După cum știm, majoritatea angajaților nu au cultura de citire. Acest lucru înseamnă că, dacă vă descurcați cu cărțile corporative ale angajaților cu o imprimare legală regulată a regulilor, fără a le lua asupra modului sau a ceea ce se așteaptă în ceea ce privește utilizarea cardului, nu va fi de ajutor deoarece mulți dintre ei pot utiliza cardul fără să citească reguli.
Pentru a evita scenariul de mai sus, este bine să organizăm o întâlnire cu angajații și să le luăm prin politică. După aceasta, ar fi bine ca ei să recunoască înțelegerea politicii în scris. Acest lucru înseamnă că, în cazul în care un angajat nu se pronunță în ceea ce privește politica, trebuie luate măsurile corespunzătoare.
Fii atent la cheltuieli
Uneori, majoritatea angajaților tind să se împotrivească regulilor și să ajungă să cheltuiască mai mult decât ceea ce este prezentat în politică. Cu acest lucru în mintea dvs., este bine să păstrați tab-uri aproape de utilizarea cardurilor de credit de afaceri . Directorul financiar trebuie să informeze autoritățile de supraveghere din fiecare departament că li se va da responsabilitatea de a supraveghea angajații cu carduri din departamentul respectiv.
Acest lucru va minimiza utilizarea necorespunzătoare a cardurilor din partea angajaților. Atunci când un angajat știe că există cineva care monitorizează cheltuielile cu cardurile, se vor teme de a se angaja în orice achiziții nepermise care nu sunt menționate în poliță.
Au loc măsuri de protecție
Banii reprezintă o resursă economică și, prin urmare, este foarte redusă. Acest lucru înseamnă că, atunci când un angajat abuzează de privilegiile de utilizare a cardurilor, povara este imediat transferată de la ei către companie. Având în vedere acest lucru, este bine să puneți limite de cheltuieli pe fiecare carte.
Cei aflați în funcții de conducere ar putea primi limite mai mari decât cei din rândul inferior. Această măsură are rolul de a reduce riscul de a efectua tranzacții neautorizate. Limita de cheltuieli stabilită nu trebuie să fie depășită și trebuie menționată în politică. Dacă un angajat depășește limita, suma suplimentară trebuie să fie dedusă din salariul său, plus o penalizare.
Faceți întotdeauna o analiză anuală
Programul de carduri de credit al companiei trebuie revizuit an după an. Acest lucru se datorează faptului că anumiți angajați s-ar fi putut muta dintr-un departament în altul și din moment ce fiecare departament are o limită de cheltuieli specifică, este necesar să se efectueze o revizuire anuală a programului.
Acest lucru permite, de asemenea, șefilor de departamente să emită noi limite de cheltuieli, în conformitate cu responsabilitățile fiecărui angajat. Dacă un angajat lucrează într-un departament care nu mai are nevoie de un card de credit corporativ, atunci el / ea poate fi eliminat din program.
Cresterea eficientei prin efectuarea de urmariri Ups
Este bine pentru dvs. să aveți pe cineva care nu face parte din compania dvs. sau niciun deținător de carduri să facă rezumate ale tranzacțiilor în numele companiei și să le prezinte la sfârșitul fiecărei luni. Scopul principal al acestei persoane desemnate va fi să enumere numele angajaților care nu au transmis explicații și declarații în timp util cu privire la utilizarea cardului.
Aceasta este o modalitate ușoară de a vă monitoriza angajații care respectă politicile de carduri și care nu sunt. După o anumită perioadă de timp, puteți opta să spargeți un bici pe acești deținători de card perpetuu care întotdeauna se opun politicilor, fie prin scoaterea cardurilor de la ei temporar sau chiar permanent.
Judecați-i pe cei de la Outliers
Amintiți-vă că un card emise de un angajat ar trebui să fie utilizat numai pentru anumite elemente care sunt utile companiei și nu ar trebui folosite niciodată pentru a cumpăra obiecte personale decât în caz de urgență. Astfel, este necesar să se monitorizeze toate cheltuielile pe care fiecare angajat le utilizează pe card la sfârșitul fiecărei luni.
În cazul în care unul sau mai mulți angajați folosesc cardul pe obiecte personale, trebuie făcută o evaluare aprofundată pentru a determina dacă sa datorat unei situații de urgență sau nu. Dacă nu a fost un caz de urgență, trebuie luate măsuri disciplinare împotriva titularului cardului. În schimb, în cazul unei urgențe, cheltuielile suportate ar trebui să fie deduse din salariul titularului cardului fără nicio acțiune disciplinară luată împotriva acestuia.
Împărțiți riscul
Politica privind cardurile corporative ar trebui să se asigure că utilizatorul angajatului este personal responsabil pentru toate soldurile cărților de credit pe propriul risc. Cu o astfel de politică în vigoare, compania va trebui doar să ramburseze fonduri deținătorilor de carduri individuale în funcție de suma cheltuielilor aprobate.
Aceasta este ceea ce ne referim la împărțirea riscului între companie și angajați. Aceasta este o modalitate bună de a trata angajații care tind să-și cumpere bunurile personale folosind cardul, deoarece vor primi doar o sumă care se potrivește numai cu cheltuielile aprobate.