Păstrați chitanțele organizate pentru taxe, asigurări și rapoarte de cheltuieli
Aveți o tona de încasări pentru a vă organiza și a vă ocupa înainte de a vă putea gândi chiar și de rambursarea cheltuielilor dvs.? Sau poate aveți nevoie de ele pentru a vă documenta cheltuielile legate de impozitare sau pentru a vă susține o cerere de asigurare. Iată câteva opțiuni de software excelente care vă pot ajuta să organizați aceste chitanțe folosind un scaner de documente dacă căutați o modalitate mai simplă și mai rapidă.
NeatReceipts Scanner mobil și sistem de înregistrare digitală
NeatReceipts Scanner mobil și sistem de depozitare digitală constă dintr-un scanner compact și ușor, software-ul pentru a organiza chitanțe și alte imagini digitale, un cablu USB și accesorii pentru deplasare și depozitare desktop.
Software-ul NeatReceipts organizează chitanțe, documente fiscale, cărți de vizită și documente - și o face separat, astfel că este ușor să le localizați atunci când aveți nevoie de ele. Încasările pot fi tipărite, trimise prin e-mail sau exportate într-o varietate de formate, inclusiv PDF, OFX și QIF.
02 - Cutie de pantofi
Scanați chitanțele și trimiteți-le electronic la Shoeboxed pentru a le organiza și a le stoca online.
Shoeboxed se poate integra cu QuickBooks Online în anumite planuri, iar graficele de analiză a cheltuielilor și graficele sunt disponibile și online. Există, de asemenea, aplicații gratuite pentru iPhone, iPad și Android care oferă caracteristici cum ar fi abilitatea de a utiliza GPS-ul încorporat al telefonului dvs. pentru a urmări cu precizie kilometrajul și pentru a captura imagini cu chitanță utilizând camera dvs. de telefon smartphone.
"Magic Envelopes" de pe Shoeboxed sunt plicuri libere pe care le puteți încărca pline de chitanțe, cărți de vizită și alte aglomerații de hârtie, apoi trimiteți-le prin e-mail. Aceasta vă scutește de a le scana. Cutia de pantofi va face asta pentru dvs., scanându-le în fișiere digitale și transmițând gratuit copiile pe hârtie.
În cazul în care utilizați serviciul Gmail Google, facturile pot fi, de asemenea, importate automat din e-mail. În caz contrar, puteți încă să trimiteți prin e-mail chitanțele dvs. în cutia de pantofi, astfel încât acestea să poată fi urmărite.
Cutie de pantofi poate exporta date în Quicken, Excel și în formate de fișiere CSV sau PDF.
Există trei planuri de bază Shoeboxed pentru a alege de la:
- Lite : Până la 50 de documente pe lună pentru un utilizator
- Clasic : Potrivit pentru proprietarii de afaceri mici, 150 de documente pe lună, preplătite Magic Envelopes (numai SUA) cu returnare de documente și integrare QuickBooks Online. Pentru până la doi utilizatori
- Afaceri : Aceleași oferte ca Classic, dar cu 500 de documente pe lună și până la trei utilizatori.
Există, de asemenea, un plan gratuit, dar foarte mic, cu o limită de cinci documente pe lună, precum și un plan de afaceri mare pentru 1.000 de documente pe lună. Fiecare plan oferă o perioadă de probă gratuită.
Visioneer RoadWarrior
Visioneer RoadWarrior este un software de organizare a recepției, ambalat cu un mic scaner mobil USB care poate scana o pagină în câteva secunde. RoadWarrior utilizează tehnologia Kofax Virtual ReScan sau VRS pentru îmbunătățirea scanării, iar software-ul organizează chitanțe și documente scanate. Imaginile primite pot fi salvate în format PDF sau ca documente Word, Excel sau WordPerfect. Cardurile de vizită pot fi scanate, de asemenea.
Rack2-Filer
Software-ul Rack2-Filer este livrat împreună cu Fujitsu ScanSnap S1300i și scanează chitanțe și alte documente pentru stocarea digitală în formate precum DOC și DOCX sau Adobe PDF ale Microsoft Word. Organizați chitanțele scanate și documentele din Rack2-Filer în dulapurile virtuale de depozitare și pe e-binderele, care pot fi accesate prin pagini flipping.
- Dacă lucrați în e-bindere, evidențiați doar informațiile și adăugați foi de separare, hiperlegături sau note lipicioase.
- Rack2-Filer search verifică fiecare document - inclusiv note lipicioase și titluri de liant - prin cuvânt, frază sau număr.