Iată câteva dintre zonele în care veți avea nevoie să prezentați experiență și expertiză ...
Luarea deciziilor
Se pare că fiecare aspect al planificării evenimentelor implică o alegere. De la locurile de întâlnire și de la catering la furnizori și alegerile decorului, planificatorii trebuie să ia cele mai bune decizii pentru grup în timp util. Aceste alegeri sunt amplificate într-un rol de conducere, deoarece întregul departament vă va privi pentru aprobare finală. Deși este important să alegeți în cunoștință de cauză, trebuie să alegeți o direcție rapidă pentru a menține lucrurile în mișcare.
Administrarea procesului
Departamentele cu mai mulți coordonatori au o cantitate enormă de informații care trec prin ele în fiecare zi. Acestea includ documente esențiale cum ar fi contracte, comenzi de eveniment de banchet, facturi și contracte de furnizori . Singura modalitate de a gestiona în mod eficient toate aceste informații este de a avea un proces definit pentru ca membrii echipei să poată urma. Fără o schemă structurată pentru depunerea documentelor și urmărirea cerințelor restante, departamentul dvs. va vedea în cele din urmă ziua în care ceva important scapă prin fisuri.
Fiți conștienți de modul în care vă așteptați ca informațiile să treacă prin echipa dvs. și încercați să includeți puncte de examinare pentru a monitoriza progresul.
Direcția Personal
Este aproape imposibil să conduci o echipă fără să înțelegi cum contribuie fiecare persoană la misiune. În planificarea evenimentului, echipa se extinde la toată lumea care participă la construirea evenimentului.
Când te uiți în acest fel, lista poate dura destul de mult. În partea de sus se află coordonatorii evenimentului, iar de acolo ierarhia cuprinde servere, uși și personal de securitate. Un bun director înțelege modul în care ar trebui să funcționeze fiecare dintre aceste poziții. Astfel, dacă apar probleme, aceștia pot aborda problema direct și conduc oamenii în direcția corectă.
Reduceți ineficiențele
Timpul este o resursă critică în planificarea evenimentului, iar obiectivul fiecărui director ar trebui să fie acela de a minimiza timpul care se risipește pe indecizie și așteaptă. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca și identificarea unei modalități mai bune de amenajare a unei încăperi sau la fel de complexă ca reorganizarea structurii unui departament. Scopul reorganizării unei sarcini sau a unei structuri ar trebui să fie acela de a stabili unde se pierde timpul, oferind în același timp o soluție care să o facă mai eficientă. Fiecare minut care se îndepărtează nu poate fi recuperat, deci este esențial să analizăm în mod constant procesele pentru a descoperi zonele pentru îmbunătățire.
Promovarea muncii în echipă
Este nevoie de o echipă de persoane calificate pentru a executa un plan de evenimente și, la sfârșitul zilei, ne bazăm pe toți pe alții pentru a face treaba. Echipele bune nu în mod obișnuit sunt împrăștiate singure - sunt conduse de experiența și direcția antrenorului lor.
În planificarea evenimentului, antrenorul este directorul, iar precedentul pentru împărțirea responsabilității începe cu aceștia. Este directorul care trebuie să se asigure că nevoile clientului sunt comunicate în mod corespunzător celorlalte departamente, astfel încât totul să se întâlnească la etajul evenimentului. Nimeni nu este responsabil pentru succesul sau eșecul unui eveniment, iar un bun director va promova o atmosferă în care fiecare persoană înțelege conexiunea lor cu imaginea mai largă.
Conducerea unui departament de planificare a evenimentelor necesită o experiență semnificativă, dar toată experiența din lume nu este un substitut pentru calitățile de conducere adevărate. Trebuie să puteți direcționa angajații și să analizați procesele pentru a obține cele mai bune rezultate din echipa dvs. Dacă doriți să deveniți director, atunci acestea sunt trăsăturile pe care veți dori să le dezvoltați pentru a fi luate în considerare pentru următoarea oportunitate din cariera ta.