Schimbul de date electronice privind schimbul de date (EDI)

Elementele de bază ale EDI și modul de utilizare a acesteia pentru afacerea dvs.

Dacă lucrați cu achiziții sau vânzări, atunci veți întâlni în mod inevitabil tranzacțiile EDI. Schimbul electronic de date, scurtat în mod obișnuit la EDI, este un format standard pentru schimbul de date de afaceri.

Tranzacțiile EDI reprezintă o zonă a comerțului electronic pe care companiile o folosesc, de exemplu, o societate poate dori să trimită electronic o comandă de achiziție către alta și acest lucru poate fi efectuat utilizând EDI.

Tranzacțiile EDI au fost proiectate pentru a fi independente de comunicațiile utilizate de companii sau de tehnologia software care generează datele EDI.

Formatele EDI

Cu toate acestea, există standarde care determină modul în care fiecare mesaj trebuie formatat.

Există patru standarde EDI: UN / EDIFACT, care este singurul standard recunoscut la nivel internațional și care este utilizat în cea mai mare parte în afara Americii de Nord, ANSI ASC X12 este standardul folosit în America de Nord, TRADACOM utilizat de companiile britanice de distribuție și ODETTE utilizate de producătorii europeni de automobile.

Implementarea EDI este importantă pentru companii deoarece poate reduce semnificativ costul trimiterii documentelor.

EDI Costs Versus Beneficii

O comandă de cumpărare a hârtiei necesită resurse pentru a imprima PO, a le trimite prin fax sau a le posta furnizorului. EDI trimite automat documentul electronic vânzătorului, reducând astfel costul de trimitere a PO. Studiile privind economiile de costuri legate de punerea în aplicare a EDI au fost realizate, inclusiv un raport al grupului Aberdeen din 2008, care a subliniat că în SUA costa 37,45 dolari pentru a produce și a trimite un PO de hârtie, în timp ce costa doar 23,83 dolari pentru a-l trimite prin EDI.

Nu toate companiile folosesc EDI. Există costuri pentru implementarea și menținerea tehnologiei necesare pentru a efectua EDI. Fiecare partener comercial pe care o companie dorește să-l utilizeze poate necesita resurse pentru configurare, iar acest lucru poate fi prohibitiv pentru costurile companiilor sau companiilor mai mici fără resurse tehnice.

Unele companii care pretind că folosesc EDI pot primi comenzi în format electronic, dar nu pot încărca automat aceste comenzi în sistemele lor de vânzări.

Ordinele EDI sunt tipărite și introduse manual în sistemele lor informatice.

Această situație este frecventă în cazul în care companiile au sisteme de ordine în vârstă care nu au capacitatea de a accepta sau de a genera comenzi EDI.

EDI Cum funcționează

Există o serie de moduri în care mesajele EDI sunt transmise între partenerii comerciali. Cea mai obișnuită metodă a fost utilizarea unei rețele cu valoare adăugată sau a unui VAN. Acest lucru a permis companiilor să trimită o transmisie care a fost apoi revizuită de VAN și apoi trimisă către destinatarul corect.

Mai recent, este utilizată o nouă metodă de transmitere EDI. Aceasta se numește AS2, care se referă la Declarația de aplicabilitate 2 și a fost susținută de Wal-Mart, care solicită tuturor furnizorilor să folosească această metodă. Folosind AS2, documentele EDI sunt transmise prin internet, iar securitatea documentului este realizată prin criptare și prin utilizarea certificatelor digitale.

Există zeci de documente EDI care pot fi implementate de o companie și de partenerii lor comerciali. În conformitate cu standardul ANSI ASC X12, documentele EDI fac parte dintr-o serie, de exemplu, există o serie de comenzi, o serie de antrepozitare, o serie financiară etc.

În plus, există o serie de serii care se referă la anumite industrii, cum ar fi guvernul, asigurările, ipoteca și automobilele.

Pentru multe companii, acestea vor implementa doar un număr mic de documente EDI împreună cu partenerii lor comerciali, de obicei în seria de comandă, seria de manevrare a materialelor și seria de livrare.

De exemplu, o companie care implementează EDI între ele și o companie de logistică terță parte poate implementa numai cinci documente EDI, cum ar fi EDI 940 pentru o comandă de expediere în depozit, EDI 943 pentru consultarea transportului de stoc depozit, EDI 944 pentru un transfer de stoc depozit consiliere de primire, EDI 945 pentru un consiliu de transport maritim de depozit și EDI 947 pentru o consiliere de ajustare a inventarului de depozit.

Frecvent utilizate tranzacții EDI în lanțul de aprovizionare

753 Cerere pentru instrucțiuni de rutare

754 Instrucțiuni de rutare

816 Relații organizaționale

818 Raportul de vânzări al Comisiei

Planul de planificare 830 cu capacitatea de eliberare

832 Catalog de prețuri / vânzări

840 Cerere de ofertă

841 Specificații / Informații tehnice

842 Raport de neconformitate

843 Răspuns la cererea de ofertă

845 Recunoașterea / Starea de autorizare a prețului

846 Anchetă inventar / Sfaturi

847 Revendicări materiale

848 Fișa tehnică de securitate a materialului

850 comandă de aprovizionare

851 Programul activelor

852 Date despre activitatea produsului

853 Instrucțiune de rutare și transportator

855 Aprobarea comenzii de aprovizionare

Comunicarea / manifestarea navei 856

857 Comunicarea privind expedierea și facturarea

860 Solicitare de modificare a comenzii de achiziție - inițiat de cumpărător

861 Primirea certificatului de consiliere / acceptare

862 Programul de transport maritim

863 Raportul rezultatelor testelor

865 Aprobarea schimbării comenzii de achiziție / solicitarea - inițiatorul vânzării

866 Secvență de producție

869 Anchetă privind starea comenzii

870 Comandați raportul de stare

873 Servicii de circulație a mărfurilor

874 Răspunsul la serviciile de mișcare a mărfurilor

878 Autorizarea / dezradierea produsului

879 Informații despre preț

882 Informații despre rezumatul de livrare directă

885 Caracteristicile contului de vânzare cu amănuntul

888 Punctul de întreținere

889 Anunț de promovare

890 Managementul contractelor și rabaturilor

893 Solicitare informații element

895 Confirmare de livrare / returnare sau ajustare

940 Comandă de expediere a depozitului

943 Depozit Depozit Depozit Transfer Sfaturi

944 Consiliere pentru primirea stocurilor de depozit

945 Sfaturi de expediere

947 Consiliere pentru ajustarea stocurilor de inventar

Actualizat de Gary Marion, logistică și expert în lanțul de aprovizionare.