Îmbunătățiți-vă înregistrările cu PayPal și Excel

Asigurați-vă că eBay înregistrează o clipă utilizând funcțiile PayPal

Dacă ați fost un vânzător de eBay pentru o perioadă de timp, știți deja că PayPal este o modalitate excelentă de a accepta plățile online - este rapid, este ușor și PayPal păstrează înregistrări meticuloase ale tranzacțiilor realizate în acest fel. De fapt, puteți accesa aceste tranzacții într-un format convenabil, cu ajutorul unui tabel de calcul, pentru a vă eficientiza practicile contabile - indiferent dacă sunteți cumpărător, vânzător sau ambii, nu trebuie să utilizați direct site-ul PayPal pentru a accesa înregistrarea fiecare tranzacție.

În combinație cu un program de calcul tabelar precum Excel, această caracteristică PayPal poate face contabilitate pentru cumpărătorii și vânzătorii de volume mici și mijlocii o bucată de tort - mai ales dacă aveți grijă să utilizați PayPal pentru majoritatea tranzacțiilor.

Utilizarea programului Excel pentru a accesa înregistrările PayPal

PayPal își face accesibilă baza de date a tranzacțiilor dvs. într-un format numit CSV sau "valori separate prin virgulă". Cele mai multe aplicații de calcul tabelar, cum ar fi Excel, Quattro Pro sau OpenOffice.org Calc - aceleași pe care le puteți utiliza pentru a echilibra carnetul de cecuri sau pentru a vă face taxele - sunt capabile să citească și să importe fișiere stocate în acest format.

Deoarece PayPal poate crea fișiere CSV pentru dvs. pe baza intervalelor de date, puteți utiliza PayPal pentru a genera informații contabile rapide, exacte și complete (inclusiv taxele PayPal , sumele de expediere și de manipulare și alte detalii) despre tranzacțiile dvs. eBay pe care le puteți apoi stoca pe propriul computer și manipulați într-o aplicație de calcul tabelar, de exemplu, pentru a sorta după tip de tranzacție sau pentru a obține totaluri rapide în scopuri fiscale.

Crearea unui fișier CSV utilizând PayPal

Pentru a crea un fișier CSV al tranzacțiilor PayPal, conectați-vă la site-ul PayPal exact așa cum ați vedea în mod normal contul. După ce v-ați conectat și ați vizionat pagina implicită "Contul meu", urmați acești pași:

1. Faceți clic pe "Istoric". Faceți clic pe linkul albastru și alb "Istoric" situat în apropierea centrului superior al paginii. (Indiciu: se află chiar în partea dreaptă a linkului "Anulați").

1. Selectați un interval de date. Utilizați instrumentele din partea de sus a paginii pentru a selecta intervalul de date pentru afișarea tranzacțiilor. Puteți selecta solicitări comune, cum ar fi "Săptămâna trecută" (pentru toate tranzacțiile din ultimele șapte zile) sau "Ultima lună" (pentru toate tranzacțiile din ultimele 30 de zile) sau optați pentru afișarea unui anumit interval de date.
2. Faceți clic pe linkul "CSV". Faceți clic pe linkul "CSV" din dreapta cuvântului "Descărcați:" din partea dreaptă sus a zonei de afișare. Se va afișa un popup care vă cere să selectați un format de descărcare.
3. Faceți clic pe butonul "Descărcați". Fără modificarea tipului de fișier din "CSV", faceți clic pe butonul galben "Descărcați". PayPal va întrerupe câteva momente pentru a accesa baza de date înainte de a trimite browser-ul dvs. un fișier numit Downoad.csv. Salvați acest lucru pe desktop pentru a avea acces ușor.

Utilizatorii avansați care citesc împreună cu acest articol pot ști deja exact ce vor să facă cu datele din acest stadiu. Dacă ești tu, poți descărca în alte formate (cum ar fi formatele Quicken sau Quickbooks) sau să te abții de la următoarele procedură.

Importul fișierelor CSV în Excel

Acum că ați descărcat un fișier CSV care conține tranzacțiile la alegere și fișierul a fost salvat pe desktop, urmați acești pași pentru a încărca fișierul în Excel.

1. Lansați Excel. Dacă fișierul CSV de pe desktop deja arată ca un fișier Excel (adică pictograma care reprezintă fișierul arată la fel ca pictogramele pe care le vedeți în mod normal pentru fișierele Excel), puteți doar să faceți dublu clic pe fișier pentru al deschide și vóila- ai terminat! Mulți utilizatori vor găsi totuși că fișierul CSV nu se deschide automat în Excel atunci când pictograma este dublu-clic. În acest caz, utilizați meniul Start pentru a lansa aplicația Excel.

1. Alegeți meniul "Fișier", apoi selectați "Deschidere". Odată ce aplicația Excel este deschisă, faceți clic pe meniul "Fișier" din partea stângă sus a ferestrei și selectați opțiunea "Deschis" din lista de opțiuni. Ar trebui să fiți întâmpinați de o fereastră de dialog mai mică, denumită "Deschis", care afișează fișierele din sistemul dvs. de computer.
2. Selectați Desktop-ul. În versiunile recente ale programului Excel, acest lucru poate fi realizat făcând clic pe pictograma "Desktop" din partea stângă a ferestrei de dialog "Deschidere". În versiunile mai vechi ale programului Excel, dați clic pe lista verticală Locație din partea de sus a ferestrei și selectați "Desktop" din lista lungă de locuri care apare.
3. Setați tipul fișierului la "Toate fișierele". Dați clic pe lista derulantă "Fișiere de tip" din partea de jos a ferestrei și schimbați tipul de fișier din "fișiere Excel" în "Toate fișierele". Acest lucru va face ca dialogul "Deschis" să afișeze fișiere CSV pe desktop.
4. Faceți dublu clic pe fișierul "Descărcați". Localizați fișierul CSV (numit "Download" sau "Download.csv" în funcție de versiunea Windows - poate fi necesar să căutați o listă a tuturor fișierelor de pe desktop) în lista de fișiere afișate în dialogul "Deschis" și faceți dublu clic pe el.

Cam despre asta e! Ar trebui să vedeți acum o listă organizată, listată cu toate tranzacțiile dvs. PayPal recente în Excel. Dacă sunteți deja familiarizați cu Excel, ar trebui să puteți pune aceste informații în registrele dvs. financiare imediat pentru a procesa, filtra, aranja, căuta sau manipula în alt mod înregistrările dvs. PayPal.

Rețineți, de asemenea, după cum sa menționat la începutul acestui articol, că pașii asemănători pot fi urmăriți pentru a importa înregistrările dvs. PayPal în OpenOffice.org sau Quattro Pro. Doar importați aplicația de calcul tabelar sau deschideți un fișier "CSV" sau "valori separate prin virgulă".

Ca o notă finală, rețineți că, dacă doriți să continuați să utilizați aceste informații, ar trebui probabil să le salvați din nou în formatul standard al Excel (sau în orice format standard utilizat de foaia de calcul) pentru comoditate. Pentru aceasta, faceți clic pe meniul "Fișier" din partea stângă sus a ferestrei Excel și alegeți opțiunea "Salvați ca". Apoi, alegeți "Microsoft Workbook" din lista verticală "Salvați ca tip" în partea de jos a ferestrei de dialog "Salvează ca" care apare.

Contabilitate fericită!