Formați o scrisoare de afaceri profesională cu aceste sfaturi
Formatele adecvate de scrisori de afaceri
Literele de afaceri din Statele Unite utilizează patru formate comune de litere. Variațiile diferă pentru alte țări, cum ar fi data fiind compusă într-un alt stil.
Toate formatele adecvate de scrisori de afaceri sunt acceptabile, dar blocul este mai frecvent.
Formatul literei blocului : Formatul comun al literelor de bloc este formatat cu tot textul tău în linie cu marginea din stânga. Paragrafele sunt dublate distanțate și toate textele liniei sunt separate. Marginile sunt o setare standard de procesor de text de un inch. (a se vedea imaginea formularului Letter Block).
Semi-bloc Letter Format: Pentru semi-bloc, singura diferență între blocul semi și blocul alternativ este spre deosebire de a avea textul corpului justificat la stânga, prima linie a fiecărui paragraf este indentată.
Formatul alternativ al literei blocului : Formatul alternativ al literei blocurilor mută adresa de întoarcere, data, închiderea, numele, titlul și semnătura în partea stângă a paginii.
Formatul literei simplificate: Acest format are aceleași proprietăți ale literei bloc cu o excepție, salutul sau salutul este eliminat. Este un format util atunci când nu știți că sexul destinatarului este de sex masculin sau de sex feminin, sau doamnă sau domnișoară.
Secțiunile unei scrisori de afaceri
- Adresa de retur: dacă aveți un antet al companiei, puteți sări peste această secțiune. Includeți adresa completă de afaceri și numele legal corect al companiei. De asemenea, puteți include adresa dvs. de e-mail sau numărul de telefon, dacă este necesar de către destinatarul dvs.
- Data: Urmați formatul lunii, zilei și anului. Faceți data curentă la data efectivă a trimiterii scrisorii.
- Numele și adresa destinatarului: includeți numele complet și adresa contactului la care trimiteți scrisoarea. Titlul persoanei poate fi adăugat împreună cu numărul de telefon, dacă este necesar.
- Salut: Pentru salut folosiți numele oficial al persoanei și încheiați cu un colon pentru scrisoarea dvs. de afaceri.
- Subiect: Afișarea în mod clar a subiectului scrisorii vă ajută, destinatarul, să cunoașteți rapid contextul în care este scrisoarea dvs.
- Corp: corpul dvs. de scrisoare ar trebui să înceapă cu o introducere generală a cine sunteți și scopul scrisorii. Includeți paragrafe specifice care prezintă problema sau problema. Închideți corpul cu o chemare la acțiune. Fiecare scrisoare de afaceri trebuie să fie scurtă și concisă ținând cont de timpul limitat al cititorului.
- Închidere: Aici puteți alege orice format formal, cum ar fi "Salutări" sau "Cu stimă".
- Semnătura: Semnează-ți numele ca și în scrisoarea ta. Numele și titlul: Includeți numele dvs. complet și titlul postului.
- Encloses și CC: Dacă trimiteți documente suplimentare includeți o linie de incintă și dacă altcineva primește o copie a scrisorii includeți cc. sau copie de carbon a celuilalt receptor sau receptoare.
Puteți simplifica întregul proces de creare a unei scrisori de afaceri corect formate utilizând programul de procesare a textului.
În Microsoft Word, puteți utiliza expertul de literă, accesând funcția "Instrumente", selectați "Letters & Mailings" și faceți clic pe Expertul scris. Vrăjitorul vă va avertiza prin fiecare câmp și vă va permite să alegeți un format.
Folosind formatul corect de scrisoare de afaceri este un pas în a face afacerea dvs. mai profesionist. Ia timp pentru a face impresia potrivita cu afacerea ta.