Cum să faceți un buget bazat pe zero pentru afacerea dvs.

Bazarea pe bază de bugete pare să fie una dintre acele idei pe care antreprenorii novici le introduc într-o conversație atunci când doresc să-i impresioneze pe capitanii industriei și pe investitorii îngerilor. Dar conceptul nu trebuie să vă sperie sau să vă trimită să vă deplasați pentru ao folosi la fiecare eveniment de rețea. În schimb, înțelegeți că este o abordare rudimentară a managementului afacerilor pe care companiile le utilizează pe toate scările, de la microîntreprinderi la corporații multinaționale, și aceasta poate ajuta întreprinderea dvs. să crească cu sustenabilitate .

Ce este un buget bazat pe zero?

Pornind de la o "bază zero" (adică fără balanțe sau cheltuieli reportate), fiecare perioadă din calendarul unei companii este bugetată integral în raport cu nevoile și costurile pentru perioada respectivă. Fie că este vorba despre o lună, un sfert sau anual, o perioadă poate fi orice măsurare a timpului care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs.

La începutul unei noi perioade, cerințele financiare și cheltuielile justificate reprezintă intrările principale pentru bugetul companiei, indiferent dacă bugetul a fost mai mare sau mai mic decât perioada precedentă. Când începe următoarea perioadă, reveniți la baza zero și repetați procesul.

Cum functioneazã?

Bugetarea tradițională sau bugetarea bazată pe cost implică gestionarea operațiunilor unei companii pe baza bugetului din perioadele anterioare. De exemplu, dacă o companie anticipează o creștere de 5% a producției, datorită aterizării unui nou client, acestea adaugă pur și simplu 5% la buget din perioada anterioară.

Bugetarea bazată pe costuri presupune că toate cheltuielile anterioare pentru producție și operațiuni sunt necesare și continuă să mențină bugetul pentru aceste funcții fără analiză suplimentară.

În bugetarea bazată pe zero, fiecare cheltuială trebuie justificată în fiecare perioadă, astfel încât cheltuielile recurente sunt revizuite, apoi aprobate, ajustate sau întrerupte pe baza necesității.

Iar cheltuielile noi sunt analizate cu aceeași atenție ca în bugetarea tradițională, dar întotdeauna cu înțelegerea faptului că costurile ar trebui optimizate pentru eficiență și valoare.

De exemplu, dacă sunteți un solopreneur care administrează o companie creatoare de bunuri de hârtie din casa dvs., ați putea decide să implementați un buget bazat pe zero pentru a îmbunătăți eficiența după ce ați decis să vă luați compania internațională și să vă expediați în străinătate. O zonă pe care o puteți afecta este costurile de imprimare. După o revizuire completă, ați realizat că puteți compensa comisioanele de expediere adăugate și puteți scurta timpul de achiziționare prin achiziționarea a două imprimante noi și profitând de achiziția în vrac pentru cerneala imprimantei datorită unui nou parteneriat cu un furnizor local. În fiecare perioadă, ați revizui toate sau cheltuielile dvs. pentru a determina dacă costul este justificat în bugetul dvs. cu o rentabilitate valoroasă a investiției dvs.

Cum ați început?

Pașii pentru inițierea unei metode de bugetare bazate pe zero sunt simple:

1. Identificați-vă scopul. Sperați să creșteți veniturile cu 10%? Vreți să reduceți costurile cu 2%? Scopul dvs. trebuie să fie măsurabil și realizabil în intervalul de timp selectat.
2. Luați în considerare modul în care puteți realiza acest obiectiv. Ce aveți în arsenalul dvs. care poate fi folosit pentru a ajusta costurile, eficiența sau resursele pentru a vă atinge obiectivul?

1. Examinați opțiunile de la pasul 2. Va implementa o sarcină care vă va ajuta să vă atingeți obiectivul? Sau aveți nevoie să implementați mai multe cursuri de acțiune? Și dacă este așa, le rotiți individual în timp sau toate odată?
2. Prioritizați noua sarcină (sarcini) și documentați costurile necesare pentru implementare.
3. Evaluați toate costurile și cheltuielile necesare pentru perioada următoare în fiecare aspect al afacerii dvs. (sau departamentul pe care intenționați să îl adaptați pentru a vă atinge obiectivul). Includeți costurile necesare pentru noua activitate (sarcini) documentată în etapa 4.
4. Dacă evaluarea corespunde aprobării dvs. și toate cheltuielile sunt justificate, angajați-vă în implementare și urmați bugetul.
5. La sfârșitul perioadei, examinați măsurătorile și stabiliți dacă ați îndeplinit obiectivul. Implementarea sa realizat fără probleme? Dacă s-au făcut greșeli, doriți să ajustați și să continuați procesul în perioada următoare? Sau întrerupeți complet sarcina (sarcinile)?

1. Începeți la pasul 1 la începutul unei noi perioade.

De ce poate fi potrivit pentru tine?

Datorită structurii sale detaliate, bugetarea bazată pe zero permite proprietarilor de afaceri să includă noi strategii într-o perioadă de timp fără teama de a pierde durabilitatea. Adesea înființate pe o bază continuă, procesul oferă proprietarilor de afaceri posibilitatea de a se arunca cu adânc în planurile lor de implementare și de a evita creșterile bugetului carte blanche, care ar putea să nu arate o rentabilitate a investiției pentru perioade lungi de timp.

Un alt plus față de această metodă de gestionare a afacerii este că poate reduce în mod eficient costurile pentru operațiunile zilnice. Resursele sunt alocate doar atunci când sunt necesare, reducând deșeurile și concedierile, crescând în același timp comunicarea dintre departamentele care necesită o mai bună coordonare pentru a rămâne la buget.

De ce nu poate fi potrivit pentru tine?

Este adevărat că metoda poate conduce la scăderea costurilor de operare pentru întreprinderile mari, însă acest lucru înseamnă deseori că departamentele care nu produc venituri pot obține schimbări pe termen scurt sau subfinanțate. În cazul în care unele zone ale bugetului dvs., cum ar fi producția sau vânzările, își vor justifica cheltuielile cu ușurință, alte funcționalități necesare, cum ar fi serviciul de relații cu clienții sau cercetarea și dezvoltarea, ar putea avea un timp mai dificil pentru a justifica cheltuielile lor dincolo de minimul minim.

Un alt dezavantaj al bugetării pe bază de zero este că poate fi consumator de timp în comparație cu bugetarea bazată pe costuri sau bugetarea bazată pe activități. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mai mari, dar este valabil și pentru proprietarii de afaceri mici. Trecând prin fiecare element rând, fiecare perioadă care justifică necesitatea acestuia poate fi o muncă intensă și o utilizare ineficientă a timpului tău.

Unde te poate lua?

Indiferent de mărimea companiei dvs., bugetarea bazată pe zero vă cere să examinați mai atent ceea ce determină valoarea procesului dvs. Deși consumă mult timp, este o metodă, atunci când este utilizată corect, care poate duce la o mai mare sustenabilitate și o creștere echilibrată.

În cele din urmă, fiecare antreprenor care alege să utilizeze bugetarea bazată pe zero pentru operațiunile lor va învăța cu siguranță importanța investiției de timp și resurse pentru a-și ghida eficiența și valoarea afacerii.