Obținerea fișierelor donatorilor în ordine
Când știți când a venit timpul și apoi ce faceți? Mai mulți profesioniști nonprofit au dat aceste răspunsuri când i-am cerut să completeze această teză: "Știam că a venit timpul să obțin un nou sistem de gestionare a donatorilor când ..."
- Cel pe care l-am avut nu a putut raporta datele în felul în care aveam nevoie.
- Câinele mi-a mâncat cărțile de index.
- Am vrut să știu lucruri despre donatorii mei și am avut nevoie de un timp absurd pentru a găsi răspunsul.
- Ultimul "sistem" a rămas cu el în cap.
- Singura persoană care avea idee cum să folosească sistemul (o bază de date veche din Access) se retragea.
- Computerul unui voluntar sa prăbușit și am pierdut totul.
Aceste motive sunt adevărate pentru organizația dvs. nonprofit?
Deciderea că aveți nevoie de un nou sistem este totuși partea cea mai ușoară. Există o lume a informațiilor confuze despre sistemele concurente acolo și nici o modalitate ușoară de a pune totul împreună.
M-am îndreptat către "Rapoartele consumatorilor" ale tehnologiei nonprofit pentru a găsi răspunsurile. Idealware este o organizație nonprofit care ajută alte organizații nonprofit să ia decizii software inteligente, efectuând cercetări imparțiale și apoi traducându-le în rapoarte, articole și cursuri ușor de înțeles.
Andrea Berry, directorul parteneriatului și învățării la Idealware, sugerează acești pași pentru alegerea unui nou sistem de management al donatorilor.
Aflați dacă într-adevăr aveți nevoie de un nou sistem.
Berry spune să începeți prin a evalua de ce nu vă place sistemul dvs. Probabil că problema nu este ceea ce credeți și nu este ușor să schimbați software-ul. Este nevoie de timp, efort și bani.
Berry a spus: "Nu există un sistem de bullet de argint acolo, așa că asigurați-vă că sistemul dvs. actual este într-adevăr inadecvat.
De exemplu, este posibil să aveți nevoie să aflați mai multe despre sistemul pe care îl aveți, decât să treceți complet la un nou sistem. "
Ca și timp pentru a determina ce este problema în realitate. Ar putea fi una dintre următoarele?
- Ai nevoie de mai multă pregătire. Poate că sistemul dvs. actual are caracteristici pe care nu le înțelegeți sau nu știți cum să le utilizați. Adresați-vă vânzătorului dacă există opțiuni de formare, cum ar fi videoclipuri sau resurse online pe care le puteți accesa.
- Aveți nevoie de mai mult sprijin. Care sunt opțiunile de asistență pentru sistemul dvs. actual? Există suport disponibil și accesibil? Vânzătorul vă înțelege problemele și încearcă să vă ajute sau să vă vorbească? Au o soluție pentru problema dvs. particulară?
- Nu înțelegeți toate capacitățile sistemului dvs. actual. Chiar știi sigur că nu face ce vrei? Există documentație disponibilă? Unii furnizori lucrează din greu pentru a oferi mai mult ajutor, cum ar fi videoclipuri, forumuri unde puteți pune întrebări și literatură scrisă pentru non-techies.
- Sistemul dvs. este prea slab sau prea robust. Stabilirea unui sistem pentru procesul dvs. și pentru bugetul dvs. este un pas crucial.
- Sistemul dvs. este prea scump. Plătiți pentru mai multă funcționalitate decât aveți nevoie? Berry spune: "Când vorbiți cu un vânzător, amintiți-vă că aceasta este o vânzare ... natura este de a" vinde ". Înțelegerea nevoilor dvs. vă va ajuta să nu vă distrageți de "sindromul obiect strălucitor". "
- Sistemul dvs. nu este actualizat. Poate că în sistemul dvs. lipsesc funcții noi. Rețineți că ar trebui actualizată în mod regulat fie automat, fie de dvs. sau de vânzător. Fiți conștienți de modul în care sistemul dvs. rămâne actualizat.
- Sistemul dvs. nu mai este acceptat de furnizor. Berry spune că acest lucru nu este obișnuit, dar se întâmplă, mai ales dacă un vânzător mai mic este cumpărat de unul mai mare.
Idealware oferă un registru de lucru, Un ghid al consumatorilor pentru sistemele de gestionare a donatorilor cu costuri reduse, care vă va ajuta să vă ghidați prin acest proces de autoevaluare.
Identificați o echipă de părți interesate.
Ați decis să treceți. Ce urmează?
Berry a spus: "Ceea ce vedem tot timpul este că directorul de dezvoltare decide să obțină un nou sistem, dar nu se consultă cu departamentul de marketing sau cu directorul executiv sau cu coordonatorul de voluntari , toți vor folosi sistemul".
Este o idee bună să consultați orice persoană care va folosi sistemul. Când creați trăsături de idei de care aveți nevoie, permiteți tuturor să aibă un cuvânt de spus. Asigurați-vă că toți cei care vor folosi sau vor fi afectați de sistem sunt reprezentați. Cineva din departamentul principal de cadouri ar trebui să fie cu siguranță prezent, așa cum ar trebui o persoană care să conducă eforturile de strângere de fonduri.
Înțelegeți procesele curente.
Faceți o listă detaliată a proceselor de strângere de fonduri, le standardizați și evaluați tot ce faceți cu bazele dvs. de date. Întrebați-vă organizația:
- De ce o facem asa?
- Trebuie să continuăm să facem lucrurile așa?
Berry a spus: "Standardizarea vă oferă flexibilitate în alegerea unui sistem ... sistemele mai puțin costisitoare nu vă permit o flexibilitate mare, cu atât mai puține" ciudățenii ", cu atât mai bine. Căutați cele mai bune practici în domeniu și evitați procedurile unice.
Eliminați concedierile înainte de a investi. De câte ori introduceți o adresă, de exemplu? Nu purtați tactici ciudate care au proliferat de-a lungul anilor și, mai degrabă, concentrați-vă asupra a ceea ce are în prezent nevoie organizația dvs.
De exemplu, veți dori să setați un standard pentru introducerea numărului de telefon. Veți înregistra numere ca (555) 555-5555 sau 555-555-5555? Acestea sunt toate detaliile esențiale pe care trebuie să le gândiți.
Prioritizează lista dorințelor dvs. de caracteristici .
Dați-i pe toți cei care vor folosi sistemul sau care vor primi rapoarte de la acesta. Brainstorm tot ce ați putea dori, și apoi rang aceste caracteristici. Determinați ceea ce aveți absolut nevoie, fără de care sistemul este inutil. Făcând acest lucru în primul rând vă va împiedica să mergeți la un nivel de complexitate care ar putea distruge bugetul.
Berry recomandă crearea unei liste cu trei niveluri:
- De ce aveți nevoie sau altfel sistemul este inutil?
- Ce ar fi frumos să aibă, dar nu este un distrugător al afacerilor?
- Ce doriți dacă banii nu ar fi o opțiune?
Funcțiile populare includ adesea:
- Funcția de urmărire a implicării donatorilor
- Câmpuri personalizate și note
- Cultivarea donatorilor
- Programare capabilități
- Rapoarte privind tendințele populare
- Gestiunea membrilor
Bonus: Consultați Ghidul Salsa pentru CRM-uri pentru a determina caracteristicile corecte pentru organizația dvs.
Cercetați-vă.
Utilizați Idealware. Ei au făcut cercetarea necesară pentru tine. Rapoartele lui Idealware au redus domeniul, au ales sisteme care sunt dedicate sistemelor de management al donatorilor și apoi au scos primele zece sisteme și au oferit o listă de caracteristici.
Consultați Ghidul consumatorilor pentru sistemele de gestionare a donatorilor cu costuri reduse.
Folosind raportul, faceți o listă scurtă de trei sau patru sisteme viabile.
Programați demonstrațiile vânzătorului.
Unii vânzători vor veni la dvs. sau puteți merge la ele. Dar multe demo-uri sunt difuzate online cu ajutorul unui instrument de partajare web. Uneori puteți descărca chiar și o versiune de încercare.
Asigurați-vă că utilizați exemple reale pentru a vedea cum va funcționa fiecare sistem pentru nevoile dvs. Un mare ajutor este șase sfaturi pentru navigarea Demo-ului vânzătorului.
Clasificați sistemele în funcție de lista de dorințe - de fantezie față de necesitățile de bază și de costurile ridicate / accesibile - și alegeți sistemul potrivit pentru dvs.
S-ar putea să vă puteți achiziționa noul sistem cu un card de credit online, însă sistemele mai mari pot avea un contract care trebuie procesat și semnat.
Berry spune: "Uneori puteți începe să utilizați imediat noul dvs. sistem, în timp ce alte sisteme trebuie să fie personalizate. DonorPerfect Online este bine cunoscut pentru personalizarea unui sistem înainte de a începe, în timp ce alte sisteme, cum ar fi GiftWorks, sunt ușor de utilizat de la - Unele sisteme vor avea nevoie de un consultant pentru a fi înființate.
Rețineți că veți utiliza CRM-ul pentru a îmbunătăți cel mai mult relațiile donatorilor, dar puteți chiar să-l utilizați pentru a vă îmbunătăți strategiile de strângere de fonduri.
Dan Quirk este directorul de marketing la Salsa Labs, compania premier de software pentru atragerea de fonduri pentru nonprofit orientate spre creștere. Marketingul lui Dan se concentrează pe crearea de conținut, optimizarea conversiilor și tehnologia de marketing modern, ajutându-i să coachă echipe de dezvoltare non-profit pe cele mai bune practici de strângere de fonduri.