Înainte de a putea discuta cum să deducem consumabilele de birou și cheltuielile de birou, trebuie să ne uităm mai întâi la acești doi termeni și în cazul în care aceste categorii sunt incluse în declarația dvs. de afaceri.
Are importanță dacă vă puneți costurile de birou sub acoperire sau cheltuieli. Cele mai multe bunuri sunt incluse în cheltuielile obișnuite de afaceri, în timp ce cheltuielile de birou sunt enumerate separat.
Unele cheltuieli de birou devin efectiv echipament de afaceri, acestea fiind clasificate ca active și depreciate pe o perioadă de timp.
Sunt incluse informații despre procedurile IRS noi pentru cheltuieli cu activele de birou cu cost redus, cum ar fi software-ul, în loc de a fi nevoite să deprecieze aceste active.
Echipamente de birou reprezintă obiectele de birou tradiționale, cum ar fi pixuri, capsatoare, agrafe de hârtie, unități de memorie USB și cartușe de cerneală pentru imprimante. IRS include, de asemenea, poștale în rechizite de birou, dar cantitățile mari de poștale pentru produsele de transport sunt clasificate diferit (a se vedea mai jos). De asemenea, puteți include în această categorie articole mici de mobilier (sub 2500 $), cum ar fi un birou sau o bibliotecă folosită.
Unele bunuri de transport nu sunt considerate ca fiind parte a bunurilor de birou. Orice livrări și poștale pentru produsele de transport pe care le vindeți ar trebui urmărite ca parte a costului bunurilor vândute. Calculul costului bunurilor vândute este separat de lista cheltuielilor de afaceri.
Cheltuielile de birou sunt celelalte cheltuieli de funcționare a unui birou, inclusiv servicii de site-uri web, taxe de găzduire pe internet, nume de domenii, costuri lunare pentru aplicații (cum ar fi Dropbox). software-ul bazat pe web, cum ar fi produsele QuickBooks, comisioanele pentru contul comercianților și majoritatea software-ului și hardware-ului. S-ar putea de asemenea să puneți cheltuielile pentru telefonul mobil în cheltuielile de birou (sau în utilități).
Unele dintre aceste cheltuieli pot fi înregistrate în proprietate și va trebui să păstrați înregistrări bune pentru a separa afacerea și utilizarea personală pentru articole precum laptopuri și tablete.
Consumabile și cheltuieli de birou - Ce puteți deduce
Puteți deduce costul materialelor de birou și al materialelor pe care le-ați utilizat în cursul anului. Puteți, de asemenea, să deduceți costul timbrelor și taxelor poștale și al poștalelor utilizate în contoarele postale pe parcursul anului.
Deducerea vs. Amortizarea Cheltuielilor de Birou - Reguli IRS noi
De obicei, toate activele de business (elemente utilizate pentru mai mult de un an), care costau mai mult de 500 de dolari, trebuiau să fie amortizate pe durata de viață a activului. Acum, IRS are o nouă metodă mai simplă pentru a lua costuri mai mici ca costuri, în loc să le deprecieze.
Eficace în 2016, puteți să luați drept cheltuială activele de afaceri (inclusiv activele de birou) care costă 2500 $ sau mai puțin. Aceasta include suitele software și software, laptopurile, tabletele, telefoanele inteligente și alte electronice mai mici. Costul pe care îl puteți cheltui include costul pentru achiziționarea elementului.
Să presupunem că aveți nevoie de Adobe Acrobat X Professional pentru munca dvs. Costul acestui articol este de obicei de peste 500 de dolari. Înainte de noua regulă IRS, ar fi trebuit să depreciezi costul ..
Acum, pentru că maximul pentru cheltuieli este de 2500 de dolari, puteți cheltui articolul într-un an.
Dacă orice bunuri de birou, cheltuieli sau echipamente costă peste 2500 de dolari, acestea devin active amortizabile și trebuie să depreciați aceste active. Veți avea nevoie să discutați cu formatorul fiscal despre evidențele pe care trebuie să le păstrați și să obțineți ajutor în calcularea deprecierii, deoarece fiecare activ are o durată de viață diferită.
Consumabile și materiale folosite pentru a produce sau a expedia produse
Aveți grijă să distingeți între consumabilele de birou și echipamentele folosite în mod obișnuit în afacerea dvs. pentru a opera biroul dvs. față de consumabile și materialele utilizate pentru a produce produse. Livrările și materialele pe care le utilizați pentru a produce produse sunt incluse în costul mărfurilor vândute.
În același mod, nu puteți deduce poștale și de transport maritim pentru produsele vândute; acestea sunt considerate parte a costului dvs. de bunuri vândute.
Echipamente de birou și echipament de birou în costurile de pornire
Dacă stocați materialele de birou și cumpărați echipamente de birou, calculatoare și software ca parte a demarării afacerii dvs., va trebui să păstrați aceste costuri separate. Este posibil să vi se solicite să împărțiți aceste costuri de pornire pe mai mulți ani. Mențineți o listă a costurilor și discutați-le cu formatorul fiscal.
Alte restricții privind deducerea bunurilor de birou și a echipamentelor de birou
Puteți să deduceți numai costurile proviziilor și materialelor utilizate în anul în curs. Cu alte cuvinte, nu puteți cumpăra doar o cantitate mare de hârtie de copiat la sfârșitul anului și considerați-o o cheltuială în acel an, deoarece nu există nici un fel în care să puteți folosi totul pe parcursul anului. Consultați consilierul dvs. fiscal cu privire la modul de determinare a unei sume pentru această cheltuială
Unde să afișați consumabile de birou și cheltuieli de birou pentru returnarea fiscală a afacerii dvs.
Pentru proprietarii persoane fizice și societățile cu răspundere limitată cu o singură funcție, afișați articole de birou în categoria "consumabile de birou" din lista C , pe linia 22. Puteți include în această categorie cheltuielile de birou (inclusiv cele cheltuite conform noii reguli) sau puteți separa cheltuielile de birou și includeți-le cu "Alte cheltuieli" pe linia 27a. Pentru "Alte cheltuieli", trebuie să enumerați diferitele categorii din Partea V a Planului dvs. C, salvând totalul la Linia 27a.
Pentru parteneriate și LLC-uri cu mai multe membri, arătați aceste cheltuieli în secțiunea "Alte deduceri" din Formularul 1065 (linia 20). Trebuie să atașați o declarație separată care să descrie diferitele deduceri incluse în acest element rând.
Pentru corporații, arătați aceste cheltuieli în secțiunea "Alte deduceri" din formularul 1120. Mai întâi, trebuie să includeți o declarație care să indice deducerile, apoi să includeți suma pe "Alte deduceri", linia 26.
Linia de jos ușoară:
Dacă doriți să păstrați lucrurile simple pe declarația dvs. fiscală, puneți toate materialele de birou și cheltuielile de birou împreună ca furnituri de birou. Dar separați articolele mai scumpe de peste 2500 de dolari și discutați cu formatorul dvs. de impozitare despre deprecierea acestor elemente.