Comenzile de cumpărare sunt, în general, documente precomprimate, numerotate, generate de sistemul de management financiar al comerciantului cu amănuntul. Cu alte cuvinte, dacă utilizați un software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks , atunci când comandați produse de la un furnizor, acesta va crea o comandă de achiziție pentru dvs. în sistem. Scopul PO este de a crea un document trasabil în sistemul dumneavoastră contabil sau POS pentru a fi utilizat în tot felul de modalități benefice pentru a vă conduce afacerea.
Cum funcționează cu un sistem de inventariere
- Un PO spune sistemului dvs. de inventar ceea ce aveți la dispoziție. Dacă utilizați un sistem deschis pentru cumpărare , acesta nu știe să comande mai mult dintr-un produs, deoarece este deja comandat.
- Acesta poate stabili specificul achiziției cu vânzătorul. De exemplu, acesta conține în mod evident cantitățile fiecărui produs pe care îl comandați, dar detaliază și modul de plată, termenii pe care îi veți plăti pentru produse (inclusiv data de dating ) și metoda în care doriți să le trimiteți produsele către dvs. magazin.
Mulți furnizori au un set sau un sistem implicit pe care îl folosesc pentru facturare și transport de marfă. Deci, fără instrucțiuni, acestea vor fi implicite la sol UPS când vă livrează, de exemplu. Dar este posibil să aveți nevoie mai repede și PO poate comunica asta.
- O PO este un document de responsabilitate pentru toate părțile. Este foarte ușor pentru greșeli să fie făcute atunci când comanda. Dar când totul este scris, este greu de argumentat. Îmi amintesc de mai multe ori când am fost facturat și facturat în mod incorect de la un furnizor, dar mi-a comandat comanda de cumpărare pentru a-l susține și a fost inversat sau fixat.
Un exemplu în acest sens, am primit o factură pentru 300 de cutii de cremă de pantofi și când am comandat 300 de piese. Există 100 de bucăți într-o cutie, astfel încât să vă puteți imagina cât de mult a fost factura decât ceea ce trebuia să fie.
- Când mărfurile sosesc de la vânzător, puteți să le verificați și să vă asigurați că expedierea este corectă. În al cincilea rând, vă permite să vă implicați toți angajații. De exemplu, un angajat poate ordona, iar altul poate primi.
Îmi amintesc primul magazin de vânzare cu amănuntul acum 26 de ani, când nu aveam un sistem PO. De când eram cel care a comandat, a trebuit să verific totul pentru a mă asigura că avea dreptate. Folosirea eficientă a timpului meu ca proprietar al magazinului.
Unul dintre celelalte avantaje ale comenzilor de cumpărare este creditul. Băncile se vor uita adesea la PO-urile dvs. pentru a determina dacă sunteți solizi. Un proces solid de comandă de achiziție vă poate ajuta să obțineți aprobarea. O săracă va avea ca rezultat să nu obțineți un împrumut. Acesta poate fi, de asemenea, folosit pentru credit cu vânzătorul. De exemplu, unii furnizori ar putea cere să plătiți bani atunci când comandați. După o perioadă de desfășurare a afacerii cu dvs., aceștia vă pot permite să trimiteți un PO versus un card de credit. Acest lucru este uriaș în gestionarea fluxului de numerar .
OP sunt o practică obișnuită în domeniul comerțului cu amănuntul. Și orice POS sau software de contabilitate pe care îl puteți instala în magazinul dvs. va avea o componentă PO pentru dvs.