Decideți dacă aveți nevoie de o întâlnire
În primul rând, decideți dacă planificarea unei întâlniri este cu adevărat necesară.
De multe ori, ne gândim la o întâlnire formală ca fiind cea mai bună modalitate de a împărtăși informații sau de a discuta un subiect. Dar dacă știrile dvs. pot fi trimise prin e-mail sau prin apel la conferință sau doar prin ralierea câtorva persoane în biroul dvs. timp de 15 minute, săriți întâlnirea formală.
Invitați numai persoanele care chiar trebuie să fie acolo
Ați fost invitați la o întâlnire și ați întrebat - la jumătatea drumului - de ce sunteți acolo? Nu pierdeți timpul oamenilor invitându-i la o întâlnire pe care nu trebuie să o participe. Asta nu va fi o întâlnire eficientă. Cineva din contabilitate trebuie să fie prezent la întâlnire pentru a răspunde la întrebările bugetare? Apoi, invitați un individ din contabilitate care este potrivit pentru această sarcină.
Dacă un coleg sau un supraveghetor trebuie să fie informat despre ceea ce a fost discutat la o întâlnire, nu este necesar să îi invitați la întâlnirea actuală. Trebuie doar să pregătiți un rezumat al întâlnirii și să îl trimiteți ulterior. Ei vor aprecia economia de timp și aveți asigurarea că - pentru că ați pus informațiile în scris - că sunt pe deplin informați despre discuții.
Trimiteți mementouri pentru întâlniri
Viața este ocupată, iar calendarele devin repede rezervate cu activități programate. Trimiteți un memento de întâlnire de urmărire cu două zile înainte de întâlnire. Acest lucru va confirma acei oameni care au răspuns că vor fi prezenți și, de asemenea, vă informează înainte de timp dacă programele s-au schimbat și participanții-cheie nu pot efectua ora programată a întâlnirii.
Au o agendă
Pentru a planifica întâlniri eficiente, trebuie să planificați mai întâi ce va fi discutat. Care este obiectivul întâlnirii? Ce cauți să realizați? Elaborați o agendă de întâlnire înainte de timp și distribuiți-o participanților. Indicați ora de începere și includeți o scurtă listă de subiecte care trebuie abordate. Nu vă împrăștiați propria întâlnire cu o agendă lungă și exagerată. Indicați prin nume orice persoană care va fi responsabilă pentru raportarea unei anumite zone.
Fii clar despre așteptări
Când trimiteți prima dată notificarea întâlnirii, fiți clar despre scopul și așteptările dumneavoastră. Reuniunea se va desfășura în jurul unei prezentări, iar participanții ar trebui să fie pregătiți să ia note? Sau este o sesiune de brainstorming unde participanții trebuie să se prezinte cu idei și sugestii?
În unele culturi corporative, angajații sunt adunați să asculte numai și apoi să se întoarcă la spațiile lor de lucru. În alte companii, angajații participă în mod liber. În locurile de muncă de colaborare de astăzi, interacțiunea și împărtășirea ideilor nu sunt doar binevenite la întâlniri; este adesea scopul reuniunii în sine.
Începeți la Timp
Dacă sunteți persoana care apare în mod obișnuit la întâlniri la timp, atunci înțelegeți cât de frustrant este atunci când întâlnirea reală nu merge pentru 15 minute, deoarece oamenii se strecoară în cameră.
Ceea ce se întâmplă inevitabil este, înainte, toată lumea știe că aceste întâlniri nu încep niciodată la timp, așa că toată lumea începe să apară târziu. Preiați-vă întâlnirea. Începeți imediat la ora de începere dată. Închide ușa și începe. Cei care se rătăcesc vor primi rapid mesajul că sosesc târziu și că ar trebui să facă singură această greșeală.
Păstrați-l scurt și simplu
Cele mai multe întâlniri sunt programate pentru o oră când - în multe cazuri - sunt suficiente 30 de minute sau chiar 45 de minute. Când este alocat prea mult timp, rezultatul obișnuit este că timpul este irosit. Oamenii se opresc după întâlnire sau se petrec prea mult pe un anumit punct de pe ordinea de zi. Păstrați întâlniri scurte și până la punct.
Stați pe temă
Numai o agendă nu vă va conduce eficient întâlnirea. Stați la ordinea de zi și continuați discuțiile de la rătăcirea pe tangente.
Adresați-vă unor întrebări în afara subiectului, afirmând că este vorba despre o altă întâlnire, că va fi adresată în mod privat sau altora similare. Nimănui nu-i place o întâlnire de runaway, unde scopul întâlnirii a avut loc în spatele altor conversații.
Luați întâlniri mai mici în afara sălii de conferințe
Ședința în aceeași sală de conferințe cunoscută, adunată în jurul aceleiași mese familiare, este doar aceea - familiară. Pentru a încuraja angajații să interacționeze, să gândească creativ și să aibă discuții pline de viață, vă recomandăm să luați întâlnirea în afara sălii de conferințe standard.
Luați în considerare întâlnirea la o masă afară dacă locul și vremea permit. Încercați să vă adunați într-o zonă comună care are canapele și mese mici, în loc de o masă de conferințe mare și de scaune pivotante.
Nu vă fie teamă să adoptați o abordare diferită
Dacă abordarea întâlnirii nu funcționează, nu vă fie teamă să schimbați cursul. De exemplu, dacă o sesiune de brainstorming dă o cameră liniștită, cu un dialog foarte redus, schimbați direcția. Fiți flexibili și acordați atenție modului în care se desfășoară întâlnirea generală.
Utilizați tehnologia
Planificați utilizarea tehnologiei pentru a menține participanții angajați. În lumea digitală de astăzi, majoritatea oamenilor sunt obișnuiți să vadă grafică sau videoclipuri pentru a susține cuvintele pe care le aud. Faceți apel la acea mentalitate și încorporați materiale audiovizuale atunci când vă planificați întâlnirea.
Calculatoarele proiectate pe ecrane mari și prezentări Smart Board care încurajează interacțiunea sunt o schimbare binevenită față de prezentările PowerPoint standard lungi.
Trimiteți un rezumat al unei reuniuni
În termen de o zi după întâlnire, trimiteți un scurt rezumat al discuțiilor. Diseminați acest lucru prin e-mail tuturor celor care participă, celor care nu au putut participa la întâlnire și celor care trebuie să fie informați. De asemenea, includeți toate elementele de acțiune, specificând cine este responsabil pentru fiecare element, precum și data scadenței.