Lecții învățate în planificarea și desfășurarea evenimentelor Zilei Mamei Y-ME
Planificatorii de evenimente speciale - în special cei din lumea nonprofit - știu că organizarea unui eveniment de strângere de fonduri în aer liber este o idee grozavă. Aceste tipuri de evenimente, ca și alte idei de colectare a fondurilor comunitare, necesită ca planificarea pentru evenimentul de anul viitor să înceapă imediat după încheierea evenimentului de strângere de fonduri din acest an. Este important să dezbătuți evenimentul și să discutăm ce sa întâmplat bine și ce ar putea fi îmbunătățit în timp ce evenimentul este încă proaspăt în mintea echipei.
Discutarea succeselor și a îmbunătățirilor asigură faptul că aceste caracteristici pot fi incluse sau îmbunătățite pentru evenimentul de anul viitor. O astfel de planificare proactivă aduce și valoare sponsorilor. Și, în mod inevitabil, toate plimbările de succes ale comunității speră să crească și să se extindă de la an la an.
Este important să vă concentrați asupra obiectivului principal de a organiza astfel de evenimente: strângerea de fonduri. Pentru acei planificatori de evenimente care au avut o plimbare în comunitate, una dintre cele mai importante momente pentru planificare se întâmplă de fapt, după ce se termină plimbarea. Pentru a afla mai multe aspecte legate de planificarea și executarea unei plimbări cu fonduri comunitare, vom avea o viziune în spatele scenei la Evenimentul de Ziua Mamei găzduit de organizația Chicago Y-ME.
Ziua Mamei Y-ME Ziua Mamei de cancer de san Fundraiser Walk
Y-ME a fost fondată de doi supraviețuitori ai cancerului de sân în 1979. Nonprofit a fost cel mai bine cunoscut pentru programul său multi-lingvistic național privind cancerul de sân pentru persoanele cu cancer de sân.
Programul a câștigat faima ca singura linie telefonică gratuită de 24 de ore, care funcționează în întregime în țara de origine, însoțită în întregime de supraviețuitorii cancerului de sân, care sunt consilieri instruiți. Dar organizația a organizat, de asemenea, o plimbare anuală a fondurilor pe Ziua Mamei, care și-a susținut programele și serviciile. In 2007, Y-ME a investit peste 7 milioane de euro cu aproape 43.000 de pasageri din 12 orase.
Până în 2008, au participat 15 orașe. Din păcate, Y-ME și-a închis porțile în 2012, dar moștenirea fondului său anual de strângere de fonduri rămâne un mare studiu de caz pentru planificatorii evenimentelor nonprofit.
O mare parte a succesului de strângere de fonduri al Y-ME poate fi atribuit unei abordări organizate a planificării și menținerii în prim-plan a obiectivelor cele mai importante. Liz Klug, fostul director al evenimentelor speciale din cadrul organizației, a spus acest lucru după anul lor record în 2007: "Avem un plan pentru diferite puncte în timp în timpul procesului de planificare. Deci, vom lua măsuri pentru a promova acele puncte critice în timp pentru a ne asigura că avem succes. De exemplu, într-un oraș în care am putea găzdui un eveniment pentru prima dată, trebuie să ne concentrăm pe asigurarea faptului că avem un loc minunat și o locație unde oamenii vor dori să se întoarcă. Pe drum, ne putem concentra pe care magazine de cafea vom renunța la broșuri. "Să aruncăm o privire la modul în care Klug și echipa de planificare a evenimentelor Y-ME au organizat un astfel de eveniment de succes.
Planificarea Pasul 1: Analiza numerelor
Găzduirea unei plimbări în comunitate sau a unui eveniment similar necesită reunirea mai multor obiective constitutive, dar, în cele din urmă, asociația sau organizația caritabilă care găzduiește evenimentul face acest lucru pentru a strânge bani pentru cauza lor.
Prin urmare, primul pas în planificarea următorului eveniment se întâmplă atunci când evenimentul se încheie și majoritatea lucrului înconjoară "numerele".
"Ne-am uitat atent la numere după încheierea evenimentului", explică Liz Klug, "am comparat modul în care am făcut anul acesta față de anul precedent. Ne-am uitat la experiența participantului. Am evaluat categoriile noastre de sponsorizare. Am răspuns la orice e-mail-uri imediate despre evenimente ". Planificatorii evenimentului vor lua, de asemenea, pași imediali pentru a asigura că toți cei implicați în acest eveniment vor continua anul viitor.
Klug sa săturat de asemenea în detalii. În evaluările sale, ea se uita la tot, de la numărul de voluntari care au participat la volumul de tricouri distribuite. Ea ar fi întrebat apoi dacă are nevoie de mai mult sau mai puțin pentru anul viitor.
Cronologie de planificare
Pentru cei care organizează o plimbare prin colectare de fonduri comunitare, este important să știm ce pași trebuie tratați la momente diferite.
Majoritatea organizațiilor nonprofit nu dispun de luxul multor membri ai personalului și ale membrilor comitetelor de voluntariat pentru a conduce succesul evenimentului. Dar planificatorii recunosc că trebuie să se asigure că aceștia colaborează îndeaproape cu un departament al primăriei și al departamentului de lucrări publice al orașului pentru a obține evenimentul în calendarul public.
Klug sugerează că primul pas după analizarea cifrelor de anul trecut este să se concentreze asupra recrutării corporative. Dacă evenimentul nu este un nou program, este important să câștigi sprijinul corporativ pentru evenimentul de anul viitor imediat după încheierea evenimentului din acest an. "Ne-am concentrat pe reînnoirea sponsorizărilor când am emis raportul de încheiere a evenimentului", spune Klug. De asemenea, oferă următorii indicatori pentru planificatorii interesați de organizarea unei plimbări în comunitate ca eveniment de strângere de fonduri:
- Identificați sponsorii corporativi
- Dezvoltați programe pentru echipele de mers pe jos
- Determinați activitățile evenimentului
- Începeți recrutarea
- Finalizați logistica evenimentelor
- Țineți evenimentul
- Țineți un eveniment "mulțumesc"
- Evaluați și începeți evenimentul ulterior
Y-ME ar angaja, de asemenea, o firmă de logistică din afară să se ocupe de multe dintre cerințele sale logistice. Dar unul dintre cele mai utile a fost implementarea unui sistem de înregistrare online.
Succesul sistemului de înregistrare online
Y-ME a învățat rapid despre importanța utilizării web pentru înregistrarea online și a promovat puternic utilizarea tehnologiei pentru înregistrarea online și strângerea de fonduri.
Ei au investit într-un sistem on-line de management al relațiilor constitutive care să servească drept site-ul lor de curse din 2003. Acest tip de sistem servește ca un site personal pentru voluntari pentru a face apeluri personalizate pentru donații și alte implicări. Acesta captează informațiile într-o singură bază de date și servește ca un instrument pentru ca căpitanii de echipă să-și încurajeze membrii.
Participanții online au crescut de la 4.000 la 11.594. Donațiile online au crescut de la 5.000 la 19.650. Echipa Y-ME a crezut că a contribuit la atingerea obiectivului de 2,35 milioane de dolari, și ca un avantaj, tehnologia a redus costurile administrative cu aproximativ 20 000 de dolari.
Un astfel de sistem poate servi, de asemenea, ca un instrument important de comunicare care permite unei organizații să urmărească și să continue implicarea constituenților dincolo de ziua cursei în sine.
Ziua timpului cursei
Plimbările în comunitate sunt programate cel mai frecvent dimineața. În funcție de complexitatea semnalizării și locației, setarea pentru eveniment poate începe de obicei cu o săptămână înainte de eveniment, cea mai mare parte a activității se petrece cu câteva zile înainte de plimbare.
Când Y-ME ar fi planificat pentru evenimentul anual de strângere de fonduri, echipa ar încerca să limiteze în mod obișnuit zona în care au făcut plimbarea, astfel încât să nu necesite o cantitate semnificativă de timp pentru a executa anumite operații, cum ar fi închiderea străzilor. Mersul lor era, în general, necompetitiv, așa că ajută și faptul că nu trebuiau să ia în considerare cerințele necesare pentru un mediu de curse mai competitiv.
Programul pentru cursa de zi în sine, de obicei, curge după cum urmează:
- Echipa de planificare a evenimentului sosește (2,5 ore înainte de mers pe jos)
- Voluntar de check-in (2 ore înainte de mers pe jos)
- Sponsorizări Check-In și Configurare (2 ore înainte de mers pe jos)
- Înregistrarea începe (1,5 ore înainte de mers)
- Setarea liniei de pornire (30 de minute înainte de mers)
- Ceremonii de deschidere (cu 10 minute înainte de mers pe jos)
- Cursa începe
- Stadiul principal de divertisment începe (1 oră după ce începe mersul)
- Etapa oficială principală Observații (după încheierea turului, la o marcă de 1,5 ore)
- Programul se încheie oficial (la 3 ore de la începerea călătoriei)
- Event Breakdown începe (după ce evenimentul se încheie oficial)
Sfaturi pentru planificarea unei plimbări sau a unei runde comunitare
Pentru acele organizații interesate să dețină o comunitate de mers sau de a alerga pentru prima dată, Klug oferă câteva sugestii care vor contribui la asigurarea unui eveniment de succes .
- Începeți-vă cu vedete calde, inclusiv voluntari bine conectați, sponsori sau o echipă mare. Definiți rezultatele măsurabile.
- Evaluați evenimentele concurente din oraș / locație pentru a identifica cele mai bune practici și domenii de îmbunătățire.
- Lucrați cu birourile primăriei și parcurile orașului pentru a discuta despre permisele necesare și logistica evenimentului: ora, locația, numărul de participanți. Asigură-te că ești pregătit pentru aceste întâlniri.
- Înțelegeți bugetul și asigurați-vă că păstrați cheltuielile de funcționare la 25-30% pentru un eveniment nou. Unele organizații caritabile se vor strădui pentru 15-20% din totalul cheltuielilor.
- Asigurați sponsorii să absoarbă 100% din cheltuielile de funcționare ale evenimentului.