Asigurați-vă că transmiteți respect clienților și celorlalți apelanți
Mesajul vocal a devenit o parte standard a fiecărui sistem telefonic de clasă business . Nu numai că veți ști cum să lăsați un mesaj telefonic vocal profesional să reflecte pozitiv asupra companiei dvs., este important și pentru imaginea dvs. profesională .
Fiecare angajat care utilizează telefonul ca parte a serviciului ar trebui să știe cum să lase un mesaj telefonic profesionist. Iată câteva sfaturi pentru angajații noi sau neexperimentați să părăsească tipurile de mesaje telefonice profesionale și amabile, care vor fi returnate.
01 - Gândiți-vă mai întâi
02 - Introduceți-vă
Începeți fiecare mesaj vocal prin introducerea dvs., astfel încât destinatarul să știe cine sună imediat. Acesta ar trebui să includă numele dvs. complet și numele companiei. Exemplu: "Aceasta este Jane Doe chemând compania X pentru Suzy Jones despre contul tău." Asigurați-vă că știți cum să pronunți numele persoanei pe care o apelați, nu doriți să îi insultați înainte de a vorbi chiar cu ei.
03 - Vorbești încet
Vorbiți destul de lent, astfel încât persoana care primește mesajul să audă fiecare cuvânt. Este foarte frustrant când te duci să regăsi un mesaj doar pentru a constata că cealaltă persoană vorbește prea repede pentru a fi înțeleasă. Asigurați-vă că dacă lăsați un număr de apel invers, repetați-l de două ori, astfel încât persoana să o poată nota.
04 - Vorbiți clar
Vorbiți direct în muștiucul telefonului, într-un ton clar și mod corespunzător de voce. Nu țineți telefonul între obraz și umăr astfel încât piesa bucală să fie poziționată de gât; este bine în timp ce formați sau când telefonul sună la celălalt capăt, dar nu o dată ce sunteți conectat (ă).
05 - Păstrați-l scurt
Nu trebuie să lăsați toate detaliile pe mesajul voicemail . Majoritatea sistemelor de telefoane de afaceri au o limită de timp de două până la două minute pentru mesaje înainte de a termina apelul. Lăsați un scurt rezumat al motivului apelului dvs. și închideți-l cu o cerere de returnare a apelului.
06 - Sfârșitul este Profesional
La fel ca o scrisoare de afaceri profesională, încheiați prin oferirea informațiilor de contact. Dacă persoana dvs. nu este familiarizată cu dvs. sau ar putea avea probleme în a vă plasa, repetați-vă numele și compania împreună cu cea mai bună modalitate de a vă contacta. Dacă aveți deja o relație de lucru puternică, ați putea să renunțați la repetarea numelui dvs., dar asigurați-vă că îi oferiți cel mai bun număr pentru a vă apela înapoi și la ce ora veți fi disponibilă.
07 - Ați sunat?
Dacă credeți că mesajul dvs. vocal a fost abandonat de sistemul de mesagerie vocală înainte de a fi terminat, încercați din nou apelul și deconectați-l prin a spune persoanei că credeți că mesajul dvs. anterior a fost abandonat. Încercați să o păstrați scurtă; nu vrei să vii ca un dăunător. Doar spuneți numele dvs. din nou și lăsați-vă numărul, cu un salut precum "Am vrut doar să fiu sigur că ai primit mesajul meu, suna ca și cum am fi fost deconectați.
08 - Exersați-vă și testați-vă
Dacă sunteți nesiguri sau vă simțiți nervoși în ceea ce privește lăsarea mesajelor de afaceri, e, exersați-vă cu un prieten sau cu un coleg. Lăsați-i un eșantion de mesaje vocale și cereți-le să critice: Vorbești prea repede sau altfel ești greu de înțeles? S-ar putea chiar să meritați să vă lăsați un mesaj vocal pentru a asculta cum sunați.