Cu toate acestea, ele pot provoca dezastre chiar și pentru prezentatorii cu experiență dacă faceți oricare dintre aceste greșeli importante Powerpoint. Cheia succesului este de a vă asigura că prezentarea dvs. este un ajutor vizual și nu o distragere vizuală.
Pentru cele mai bune rezultate, evitați aceste "șapte păcate mortale" comune ale prezentărilor Powerpoint.
1. Glisați tranzițiile și efectele sonore.
Ele devin centrul atenției, care, la rândul său, distrage atenția publicului. Mai rău, când o prezentare care conține mai multe efecte și tranziții rulează pe un computer mult mai lent decât cel pe care a fost creat, rezultatul este o redare lentă, aproape comică. Astfel de gimmicks sporește rar mesajul pe care încercați să-l comunicați. Cu excepția cazului în care prezentați la o convenție științifico-fantomă, lăsați textul ghidat cu laser!
Lăsați pe cei care creează filme de la Hollywood acele decolorări, decolorări, șervețele, jaluzele, dizolvări, plăci de verificare, tăieturi, coperți și spărturi. Chiar și "construiește" (linii de text care apar de fiecare dată când faceți clic pe mouse) pot fi distrag atenția. Concentrează-te pe mesajul tău, nu pe tehnologie.
2. Clipart standard.
Moartea la fasole! PowerPoint este acum utilizat atât de mult încât clipartul inclus cu acesta a devenit un "cliche vizual". Acesta arată o lipsă de creativitate și o aderență obosită la o formă standard.
În primul rând, asigurați-vă că aveți nevoie de grafică pentru a îmbunătăți mesajul. Dacă faceți acest lucru, utilizați propriile fotografii scanate sau o grafică mai bună de la companii precum PhotoDisc.
Capturile de ecran pot adăuga realism atunci când prezintă informații despre un site web sau un program de calculator. Două programe populare de captare a ecranului sunt Snagit (www.techsmith.com) pentru Windows și Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) pentru Macintosh.
Ambele sunt disponibile ca shareware.
3. Șabloane de prezentare.
Un alt cliche vizual. Șabloanele vă forțează să vă potriviți ideile originale în mucegaiul pre-ambalat al altcuiva. Șabloanele conțin adesea fundaluri distractoare și combinații de culoare slabe. Luați o carte bună pe grafica Web și aplicați aceleași principii în diapozitivele dvs. Creați un aspect distinctiv sau utilizați sigla companiei dvs. într-un colț al ecranului.
4. Diapozitive grele de text.
Diapozitivele proiectate sunt un mediu bun pentru a ilustra o idee grafică sau pentru a oferi o imagine de ansamblu. Ele sunt un mediu sărac pentru detalii și lectură. Evitați paragrafe, citate și chiar propoziții complete.
Limitați diapozitivele la cinci linii de text și utilizați cuvinte și fraze pentru a vă face punctele. Audiența va putea digera și reține mai ușor punctele-cheie. Nu folosiți diapozitivele ca note de vorbitor sau pur și simplu proiectați o schiță a prezentării.
5. Paradigma "Me".
Prezentatorii deseori scanează o masă sau un grafic direct din materialul corporativ imprimat existent și îl includ în prezentările de prezentare. Rezultatele sunt aproape întotdeauna sub-optimale. Print vizuale sunt, de obicei, menite a fi văzute de la 8-12 inci, mai degrabă decât văzut de la mai multe picioare. De obicei, ele sunt prea mici, prea detaliate și prea textuale pentru o prezentare vizuală eficientă.
Același lucru este valabil și pentru dimensiunea fontului; Fontul de 12 puncte este adecvat când textul este în fața dvs. Într-o prezentare de diapozitive, urmăriți un font minim de 40 de puncte. Amintiți-vă publicul și mutați cercul de la "eu" la "noi". Asigurați-vă că toate elementele unui diapozitiv special sunt suficient de mari pentru a fi ușor de văzut. Dimensiunea are importanță.
6. Citirea.
O prezentare orală ar trebui să se concentreze pe vorbirea și ascultarea interactivă, nu pe lectură de către vorbitor sau public. Cerințele limbii vorbite și scrise diferă semnificativ. Limba vorbită este mai scurtă, mai puțin formală și mai directă. Citirea textului ruină o prezentare. Un punct conex are de-a face cu publicațiile pentru public.
Unul dintre scopurile dvs. de prezentator este de a capta și de a ține atenția publicului. Dacă distribuiți materiale înainte de prezentarea dvs., audiența dvs. va citi lecturile, mai degrabă decât să vă asculte. Adesea, anumite părți ale unei prezentări eficiente depind de crearea de suspans pentru a angaja publicul.
Dacă audiența poate citi tot ce ai de gând să spui, acel element este pierdut.
7. Credința în tehnologie.
Nu știți niciodată când o defecțiune a echipamentului sau interfețe incompatibile vă va obliga să vă prezentați prezentarea pe un alt computer. Fiți pregătiți având o copie de rezervă a prezentării dvs. pe un CD-ROM.
Mai bine este încă o cartelă de memorie compactă cu un adaptor pentru slotul PCMCIA din notebook. Cu aceasta puteți face schimbări în ultimul minut. Este, de asemenea, o idee bună să pregătiți câteva diapozitive color ale diapozitivelor cheie.
În cel mai rău scenariu, niciuna dintre tehnologii nu funcționează și nu aveți vizuale de prezentat. Încă ar trebui să puteți oferi o prezentare excelentă dacă vă concentrați asupra mesajului. Întotdeauna familiarizați-vă cu prezentarea, practicați-o și gata de a angaja publicul, indiferent de tehnologia disponibilă. Este aproape o artă pierdută.
Dr. Joseph Sommerville a câștigat titlul "Expertul de prezentare" pentru a ajuta profesioniștii să proiecteze, să dezvolte și să ofere prezentări mai eficiente. El este directorul principal al performanței de comunicare în vârf, o firmă din Houston care lucrează în întreaga lume pentru a ajuta profesioniștii să-și dezvolte abilitățile în comunicarea strategică.