Sugestii esențiale de planificare a evenimentelor pentru a evita un eveniment special dezastruos
Dar când vine vorba de planificarea evenimentelor, un manager de evenimente competent va încerca întotdeauna să atenueze Legea lui Murphy, recunoscând potențialul ca lucrurile să meargă și să planifice în mod corespunzător.
În calitate de manager de eveniment, este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că evenimentul special al clientului dvs. se desfășoară fără probleme și cu cât mai puține lovituri posibil, din punct de vedere uman.
În lumea reală nu este posibil să acoperiți fiecare posibilitate, dar cel puțin ar trebui să fiti conștienți de greșelile de planificare a evenimentelor critice pe care trebuie să le evite fiecare manager de evenimente.
Forewarned este antebrațată, așa că hai să intrăm în cinci sfaturi esențiale care vă pot ajuta să evitați un dezastru nemotivat la următorul eveniment planificat.
- Comunicarea greșită - este probabil cea mai frecventă greșeală făcută de planificatorii de evenimente neexperimentate și este una care trebuie evitată cu orice preț. Comunicarea necorespunzătoare (cum ar fi în cazul unei comunicări necorespunzătoare sau în absența unei comunicări) poate declanșa dezastru. Comunicarea necorespunzătoare este adesea rezultatul unei lipse de atenție la detalii, mai ales când vine vorba de lista de verificare a evenimentului. Este absolut esențial să comunicați în mod eficient atât echipei dvs. de eveniment intern cât și furnizorilor dvs. În timp ce nu doriți să micromanați pe toată lumea, trebuie să știți cine face ce și când să vă asigurați că toți cei implicați știu ce se așteaptă de la ei și își mențin calendarul atribuit.
- Slabă sau lipsă planificare de urgență - există o șansă bună ca cel puțin unele lucruri să meargă greșit în zilele și orele care au condus la evenimentul dvs. Încă mai rău, unele lucruri se vor întâmpla rău în timpul evenimentului tău special. Asta e normal și e de așteptat. Un planificator de evenimente profesionale se gândește înainte, identifică ce poate merge prost și are un bun plan de contingență. De exemplu, dacă sistemul de înregistrare funcționează defectuos în ziua evenimentului? Ce se întâmplă dacă nu mai consumați alimente pentru că apar oameni extra? Ce se intampla daca vorbitorul tau nu apare sau ajunge prea tarziu? Dacă s-ar întâmpla oricare dintre aceste lucruri, ai putea să te descurci? Cu alte cuvinte, ai avea un plan B?
- Transportul necorespunzător - sunteți sigur că transportul pe care l-ați organizat pentru a obține delegați și prezentatori la și de la evenimentul dvs. este adecvat? Înregistrați-vă în timpul săptămânilor care au precedat evenimentul dvs. și în ziua evenimentului că toate cerințele de transport sunt îndeplinite în mod adecvat. Trebuie să gândiți în termeni de situații contingente. Ce se întâmplă dacă un vehicul se descompune în dimineața evenimentului? Aveți la dispoziție transport alternativ?
- Lipsa semnelor clare - Nimic nu este mai frustrant pentru cei care participă la un eveniment special decât să fie confuzi în legătură cu locul în care se desfășoară următoarea prezentare. Evitați acest lucru asigurându-vă că afișați semne adecvate, ușor de citit și de înțeles. Este mai bine să treceți peste bord și să aveți prea multe semne decât să pierdeți participanții la risc și să cereți continuu indicații.
- Personalul necorespunzător în mână - în ziua evenimentului dvs. special, probabil că veți avea de-a face cu un număr mare de participanți. Nu faceți greșeala de a vă baza doar pe una sau două persoane pentru a aborda întrebările sau preocupările delegațiilor. Asigurați-vă că aveți un număr foarte bun de participanți și, mai presus de toate, asigurați-vă că între echipa dvs. de planificare a evenimentelor și personalul furnizat de vânzători, personalul dvs. va organiza în mod adecvat evenimentul.
În plus față de gândirea și planificarea în prealabil cu privire la ceea ce ar putea merge prost, pentru a asigura un eveniment neted și de succes cea mai bună politică este întotdeauna să verificați și să verificați dublu.