În plus față de funcțiile de bază ale biroului, asistentul administrativ și secretarul executiv sunt, de asemenea, responsabili pentru redactarea sau pregătirea rapoartelor, organizarea și programarea reuniunilor, revizuirea mesajelor primite pentru a determina semnificația lor, pregătirea agendelor pentru întâlnirile de consiliu, cercetarea, pregătirea corespondenței și supravegherea și instruirea personalului de nivel junior.
Aceste roluri pot necesita diferite nivele de experiență și au oricare dintre aceste titluri de locuri de muncă similare:
- Asistent administrativ la nivel de intrare
- Asistent Administrativ
- Asistent administrativ superior
- secretar executiv
- Senior secretar executiv
- Manager de birou
- Senior Office Manager
Notă: Pozițiile asistentului juridic și medical sunt destul de diferite și necesită o pregătire specială cerută în profesia în care lucrează.
Diferențele dintre asistenții administrativi și secretarii executivi
Rolul secretarilor executivi și al asistenților administrativi are o suprapunere considerabilă, iar diferențele dintre roluri pot varia în funcție de organizație. În unele cazuri, secretarul executiv se concentrează asupra mai multor îndatoriri administrative pentru un manager sau directori, cum ar fi planificarea întâlnirilor, planificarea călătoriilor, gestionarea comunicărilor scrise și chiar evidența contabilă. Un asistent administrativ poate să se concentreze asupra mai multor sarcini de operațiuni de afaceri și să preia mai mult rolul de lider în anumite capacități, să creeze agende pentru întâlniri sau conferințe, să gestioneze bugetele și să gestioneze facturarea vânzătorului.
Asistenților administrativi li se poate cere să aibă o educație mai specializată în unele cazuri în care gestionarea operațiunilor de afaceri este critică.
Abilități de bază pentru angajare
Atât secretarii executivi, cât și asistenții administrativi au un set de bază de competențe profesionale care sunt esențiale în oricare dintre aceste funcții. Acestea includ abilități organizaționale excepționale, excelente abilități de comunicare scrisă și orală, precum și o atenție deosebită pentru detalii și profesionalism.
Acestea trebuie să posede competențe tehnice cu instrumente de automatizare a biroului, inclusiv produse esențiale de software cum ar fi Microsoft Word, Excel și PowerPoint, precum și instrumente de contabilitate, cum ar fi QuickBooks .
Asistent administrativ sau secretar executiv într-un mic birou
Într-un birou mic, responsabilitățile unui asistent administrativ sau al unui secretar executiv sunt, de obicei, îndeplinite de o varietate de personal de birou. Unele activități pot fi realizate chiar de directorii companiei, iar rolurile asistentului administrativ sau ale secretarului executiv pot cuprinde o varietate mai mare de responsabilități, după cum este necesar, în organizația mai mică.
Asistent administrativ sau secretar executiv într-un birou mediu
Deoarece mărimea unei companii crește, nevoia unei persoane care este foarte organizată și care poate efectua o mare varietate de sarcini crește. Acest lucru este valabil mai ales pentru directorii care administrează companii care necesită un nivel ridicat de confidențialitate și integritate pentru afacerea care se desfășoară.
Asistent administrativ sau secretar executiv într-un birou mare
Este comun ca un birou mare să aibă mai mulți asistenți administrativi și / sau secretari executivi. La această dimensiune a companiei, este de obicei necesar să aveți un manager de birou care să coordoneze personalul care să ofere servicii directorilor companiei.
În unele cazuri, un asistent administrativ va însoți executivul pe călătorii lungi de afaceri pentru a asista la aranjamentele de întâlnire, planificarea și alte sarcini organizaționale importante.