Includeți totul, de la serviciile furnizate la programele de plată
Patru cuvinte ar trebui să aibă loc în manualele de planificare a evenimentului: Dați-le în scris . Cei mai mulți dintre noi au auzit fraza rostită la un moment dat sau altul. Cu un motiv bun. Promisiunile făcute în cursul conversației pot deveni cu ușurință o memorie îndepărtată sau uitate complet. Obținerea termenilor conveniți în scris servește pentru a proteja ambele părți implicate și este o necesitate în afaceri. Știind cum să negociezi cele mai bune contracte de planificator de evenimente este un pas important pe drumul către succes.
Specificați ce servicii veți oferi
Vă puteți gândi că, în calitate de planificator de evenimente, este destul de evident ce servicii veți oferi. Cu atât mai mult trebuie să le descriem în detaliu. Planificatorii de evenimente oferă o gamă largă de servicii; Scopul aici este de a stabili ceea ce veți oferi pentru a evita orice confuzie mai târziu. Fie că este vorba de selectarea meniurilor, aranjamente florale sau alegerea locului de desfășurare, menționați în mod clar elementele care sunt responsabilitatea dvs. După semnare, responsabilitățile dvs. vor fi limitate la elementele specifice incluse în contractul de planificator de evenimente.
Citeste printre randuri
Atunci când revizuiți contractele de eveniment, acordați atenție detaliilor. Citiți cu atenție fiecare linie. Și apoi citiți între linii . Fiți în căutarea oricărei limbi care este vagă; elementele care se referă la generalități vor fi supuse interpretării și care pot provoca un dezastru pentru dvs. și pentru afacerea dvs. de planificare a evenimentelor.
Urmăriți orice taxe sau clauze ascunse care indică faptul că pot exista suprataxe suplimentare. Clarificați aceste add-on-uri sau negociați pentru a le elimina complet din contractul de eveniment .
Întrebare, întrebare, întrebare
Când sunteți în proces de negociere a contractelor de eveniment, puneți-vă întrebarea cu privire la fiecare acuzație. Dacă un hotel sau un vânzător are un element enumerat în contractul de eveniment, acesta ar trebui să fie în măsură să explice prezența acestuia și să justifice costurile aferente .
Uneori, cererea de clarificare poate duce la renunțarea la taxă.
Nu fi intimidat. În calitate de tineri, suntem învățați că singura întrebare nebună este întrebarea care nu a fost pusă. Când negociați, întrebați-vă. Dacă ceva în contract nu este clar pentru tine, întreabă. Dacă observați că un element rând a fost omis, întrebați. Mai bine să cereți acum decât să plătiți prețul mai târziu.
Nu acceptați ceea ce nu doriți; Întrebați ce vrei tu
Dacă apelurile locale gratuite nu sunt importante pentru oaspeții dvs. din cauza disponibilității telefoanelor celulare, atunci nu acceptați ca un accesoriu inclus. În schimb, cereți hotelului să schimbe acest element rând pentru ceva important pentru oaspeții dvs. Reducerile sau reducerile mai mici pot fi mult mai valoroase pentru dvs., astfel încât să faceți o listă cu acele "freebies" pe care nu le doriți și în schimb să negociezi pentru ceva mai bun pe care îl doriți. Printre facilitățile disponibile în mod obișnuit se numără transferurile la aeroport, conexiunile gratuite pentru clubul de sănătate, upgrade-urile camerelor, serviciul Internet, transportul gratuit și recepția gratuită și multe altele.
Planul de plăți
Asigurați-vă că contractul dvs. de planificare a evenimentelor specifică programul dvs. de plată. Aceasta include depozitul inițial sau deținătorul și detalii privind modul în care vor fi efectuate plățile viitoare.
Programul de plăți poate fi legat de anumite etape ale procesului de planificare a evenimentului sau poate fi o dată stabilită în calendarul anterior evenimentului. Dezvoltați programul care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. de planificare a evenimentelor și fluxul de numerar. Asigurați-vă că includeți orice taxe și comisioane suplimentare. Cel mai important este să nu începeți să lucrați efectiv asupra planificării unui eveniment decât după ce ați primit depozitul inițial. Dacă depozitul nu apare niciodată, ați făcut toate aceste lucruri pentru nimic. Literalmente.
Anularea evenimentului
În timp ce vă concentrați timpul și energia asupra planificării unui eveniment, ultimul lucru din mintea dvs. poate fi anularea acelui eveniment. Cu toate acestea, dacă clientul dvs. decide să anuleze evenimentul în orice moment după începerea activității - din orice motiv - contractul dvs. ar trebui să precizeze ce se întâmplă dacă evenimentul este anulat.
Acesta este un pas necesar pentru a vă proteja pe dvs., activitatea dvs. de planificare a evenimentelor și venitul așteptat.
Punctul-cheie pentru a include în scris este că depozitul și toate plățile anterioare efectuate până la punctul de anulare nu sunt rambursabile. În planificarea evenimentului, majoritatea lucrărilor sunt finalizate înainte de evenimentul real. Meriti să fiți plătit pentru munca deja încheiată. În acest moment, în funcție de programul dvs. de plată, este posibil să doriți să includeți și o clauză care să precizeze că clienții vor plăti pentru serviciile oferite până la data la care primiți o notificare scrisă că evenimentul este anulat.
Clauza de încetare sau forța majoră
O clauză de reziliere - sau o forță majoră - este inclusă într-un contract de absolvire a uneia sau a ambelor părți din răspundere în cazul în care acestea nu pot îndeplini condițiile contractului din motive independente de voința lor, cum ar fi întreruperea forței de muncă, războaie sau condiții meteorologice extreme. Intenția aici este să vă protejați de orice risc care rezultă din circumstanțe incontrolabile. Asigurați-vă că sunteți protejat de această clauză și specificați termenii și intervalul de timp pentru terminare. De exemplu, "oricare dintre părți poate rezilia acest acord fără nicio răspundere din cauza unuia sau mai multora dintre aceste sau a unor motive similare, în urma unei notificări scrise adresate celeilalte părți în termen de zece zile de la producerea acestora".
Despăgubire ("Nu este vina mea ")
O clauză de despăgubire oferă protecție dacă cealaltă parte face ceva care vă dăunează sau cauzează unei terțe părți să vă acționeze pentru daune. Clauza este o promisiune că, în esență, cealaltă parte nu vă poate face răspunzător pentru niciun fel de revendicări, pierderi, daune, datorii și cheltuieli care sunt rezultatul neglijenței lor, al neîndeplinirii obligațiilor sau al abaterilor intenționate. Asigurați-vă că contractul dvs. are această clauză.
Când negociază, fii pregătit
Înainte de a negocia contractele de eveniment, faceți-vă temele. Determinați ce este implicat în planificarea acestui eveniment și aflați ce termeni și protecții doriți. Contractul dvs. ar trebui să reflecte responsabilitatea comună, astfel încât să se evite orice acorduri care sunt unilaterale. Ceea ce este bun pentru o petrecere este bun pentru celălalt. Când negociați, fii un bun ascultător. Acordați atenție elementelor contractuale care pot fi negociabile și celor care vă fac incomod. Fiți încrezători și nu vă faceți faliment sub presiune. Stai ferm. Nu semnați nimic până nu sunteți complet mulțumit că termenii sunt corecte și vă oferă protecția de care aveți nevoie.