Costurile implementării unui sistem ERP
Există multe motive pentru care companiile încep să caute un nou software de programare a resurselor de întreprindere ( Enterprise Resource Planning - ERP). Multe companii își depășesc pachetele software de contabilitate la nivel de intrare, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree. Alții consideră că software-ul existent nu se integrează cu alte sisteme software terță parte și creează necesitatea de a face mai multă muncă. Oricare ar fi motivul, prima întrebare pe care o veți întreba probabil atunci când achiziționați un nou sistem ERP este "Cât va costa?"
Costul total al proprietății: Nu uitați costurile ascunse
Costul total al proprietății include o varietate de costuri, nu doar taxele de licențiere pentru software. Un tabel ERP Panels indică faptul că există patru costuri pentru implementarea ERP:
- Taxe de licență software
- Taxe de mentenanță
- Hardware
- Servicii de implementare
Cu toate acestea, alți specialiști în implementare sugerează că aceste costuri sunt mult mai mari decât cele menționate în documentul ERP. IQMS, care a oferit sisteme software ERP începând din 1989, a citat numeroase alte costuri ascunse în experiența lor de a implementa implementări ERP pe care proprietarii de afaceri ar trebui să le ia în considerare. Potrivit IQMS, costurile totale ale proprietății ERP includ:
- Costul ascuns nr. 1: Implementare
- Costul ascuns nr. 2: Instruire
- Costul ascuns nr. 3: Dezvoltare pentru personalizare
- Costul ascuns nr. 4: Redesignul procesului
- Costul ascuns nr. 5: Întreținere
- Cost ascuns nr. 6: Actualizări
- Costul ascuns nr. 7: Sprijin
IQMS vă recomandă să vă asigurați că vânzătorul dvs. de software include toate aceste costuri în propunerea dvs. pentru dvs. și că veți avea o estimare bună a costurilor totale, dacă aceștia din urmă vor să-i "pună pe masă" pentru a vă vedea.
Estimarea costurilor: Reguli de Thumb
Costurile totale ale implementării nu vor fi cunoscute până când nu vă finalizați proiectul deoarece retrospectiva este de 20/20. Cu toate acestea, o astfel de analiză retrospectivă vă va face puțin bine în evaluarea bugetului dvs. care este pregătit înainte de finalizarea implementării noului dvs. sistem ERP.
Deși nu știți niciodată cu precizie ce costuri finale se vor încheia, vă puteți asigura că bugetul dvs. este cel puțin rezonabil. Nu există nici un sentiment mai rău în lumea afacerilor decât a fi peste buget, iar multe proiecte depășesc bugetul numai pentru că sunt în buget. Deci, asigurați-vă că pur și simplu faceți niște controale simple pentru a vedea că toate costurile sunt incluse, și apoi că costurile bugetare par rezonabile.
Acest lucru ridică problema "Ce sunt costuri rezonabile?" Cel mai bun sfat vine de la J. Carlton Collins, CPA, care a scris că "Realitatea este că costul implementării unui sistem de software de contabilitate de vârf va varia de obicei de la 1: 1 la 2: 1, comparativ cu costul software-ul."
Această regulă simplă vă poate ghida în costurile totale. Experiența mea a fost că depășirea totală a costurilor este de obicei mult mai mare decât cea a planificării, pregătirii și testării adecvate. Trebuie să vă așteptați să cheltuiți 20-25% din costurile dvs. în această fază de planificare și pregătire, iar Collins indică faptul că doar 10% din costuri sunt cheltuite pentru implementarea efectivă a software-ului, în timp ce partea leului din costurile de implementare a ERP este costurile de instruire.
Cumpărați
Testarea aici este că trebuie să vă gândiți că costurile totale ale implementării ERP includ toate costurile și că aceste estimări de costuri sunt rezonabile dacă doriți să obțineți o imagine exactă a ceea ce veți cheltui pe noul dvs. sistem.
De asemenea, trebuie să alocați resurse adecvate planificării, pregătirii, testării și instruirii, deoarece dacă nu cheltuiți bani în aceste domenii, atunci probabil veți ajunge la cheltuieli anticipate pentru implementarea sistemului dvs. ERP.
Referințe
Costurile implementării ERP. "Dincolo de software: Cum să bugetăm costul serviciilor de implementare ERP". Sherwood.com. Adusat la 26 august 2013.
Costurile ERP ascunse. " De ce prețul nu ar trebui să fie ultimul factor atunci când investiți în software-ul de producție ERP: costurile ascunse găsite frecvent în sistemele ERP cu costuri reduse ". Iqms.com. Adusat la 26 august 2013.
Carlton, JC "Costuri de implementare: O discuție despre costurile asociate implementării unui sistem contabil sau a soluției ERP". ASA Research. Adusat la 26 august 2013.