Obținerea unei organizări implică mult mai mult decât stivuirea unor hârtii de hârtie și împrăștierea aglomerației pe birou. Organizarea implică crearea de sisteme și proceduri pentru toate părțile diferite ale afacerii dvs.; acest lucru are potențialul de a vă ajuta să devii mai productiv și profitabil. Ideile de mai jos includ câteva dintre cele mai bune modalități prin care puteți deveni mai organizat în afacerea dvs. mică. Încercați doar unul pentru îmbunătățirea lentă și susținută sau faceți un plan pentru a include un nou proces organizațional în fiecare lună în afacerea dvs. în acest an.
01 - Preluați controlul documentelor și al documentelor
Acum, că aveți o idee mai bună cu privire la tipul de documente cu care lucrați, este timpul să creați - sau să îmbunătățiți - sistemul dvs. de depozitare în birou. Susan Ward a pus împreună un ghid util pentru crearea unui sistem de gestionare a documentelor care vă poate ajuta să creați sau să ajustați procesul dvs. de hârtie și să-l organizați.
Dacă decideți că este timpul să începeți să vă deplasați către un birou fără hârtie ( citiți mai întâi aceste argumente pro și contra ), puteți începe prin scanarea și digitizarea chitanțelor, utilizând serviciile de facturare și de plată online cum ar fi FreshBooks, trecerea la un program de semnătură digitală precum DocuSign , și folosind Cloud pentru backup și arhivare de date. Dacă colectați cărți de vizită la evenimentele din cursul anului, ar putea fi de asemenea o idee bună să investiți într-un scaner de cărți de vizită, astfel încât să puteți digitaliza imediat informațiile de contact și să ștergeți cărțile de hârtie.
02 - Utilizați instrumentele de productivitate corecte
- Gestionarea contactelor. De la urmărirea clienților dvs. la amintirea persoanelor pe care le întâlniți în timpul conectării la rețea, fiecare proprietar de companie mică are nevoie de un sistem de gestionare a informațiilor de contact. Puteți opta pentru un sistem global de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), cum ar fi Salesforce, sau pentru gestionarea la scară redusă, puteți configura aplicația de contacte existentă pentru a lucra pentru afacerea dvs.
- Întâlniri și comunicare. Indiferent dacă efectuați întâlniri față în față, la telefon sau prin intermediul serviciilor de chat video, există o modalitate de a face procesul mai organizat. Puteți utiliza un serviciu ca Do pentru a vă organiza întrunirile mai organizate - înainte, în timpul și după.
- Contabilitate și contabilitate. Organizați și simplificați modul în care facturați, efectuați plăți și gestionați fluxul de numerar cu instrumente precum Quickbooks Online, Xero și Wave.
- Călătorii și urmărirea cheltuielilor. Puteți utiliza aplicații cum ar fi Expedia și TripAdvisor pentru a ușura planurile de călătorie. Apoi, odată pe drum, aplicații cum ar fi Expensify vă ajută să urmăriți cheltuielile și să faceți raportarea atunci când ajungeți acasă mult mai organizată.
- Administrarea mass-media socială. Știm cu toții cât de mult timp poate fi irosit pe social media dacă nu îl apropii într-un mod sistematic și organizat. Acesta este motivul pentru care unelte precum Hootsuite și Buffer pot fi de neprețuit pentru proprietarii de afaceri mici.
- Gestionarea e-mailurilor. Dacă utilizați Gmail în compania dvs. mică, aveți acces la numeroase extensii Google care vă pot organiza rapid mesajele primite. Dacă utilizați o altă aplicație de e-mail, încercați SaneBox pentru filtrarea automată, mementourile și multe altele.
- Management de proiect. O bună aplicație de gestionare a proiectelor vă va ajuta să urmăriți sarcinile, să partajați fișierele și să colaborați cu colegii de echipă într-un singur loc și acesta poate fi unul dintre cele mai bune instrumente pe care le puteți utiliza pentru a vă organiza munca. Încercați Basecamp sau Asana pentru o soluție de management al proiectelor multifuncționale.
Productivitatea este un proces foarte personal, iar aplicațiile de care aveți nevoie vă vor fi specifice muncii dvs. și modului în care lucrați. Acordați-vă timp pentru a explora nevoile dvs. înainte de a încorpora un nou instrument în procesul dvs. S-ar putea să nu aveți nevoie de atâția cât credeți. Pentru mai multă inspirație pentru unelte de productivitate, citiți acest articol cu 101 aplicații de productivitate pentru întreprinderi mici și explorați aceste 27 de aplicații care economisesc timp .
03 - Obțineți computerul organizat
Iată o listă de lucruri pe care le puteți face chiar acum pentru a vă organiza computerul și pentru a vă întoarce în formă de lucru:
- Curăță desktopul. Există câteva moduri în care puteți merge aici și totul depinde de stilul dvs. de lucru și de modul în care utilizați computerul. Puteți să scăpați de tot de pe desktop, cu excepția coșului de gunoi (amintiți-vă că pictogramele de pe desktop sunt doar scurtături - toate aplicațiile dvs. reale trăiesc de obicei în dosarul Aplicații). Sau puteți adăuga câteva comenzi rapide la aplicațiile și fișierele cele mai frecvent utilizate. Tind să mă confrunt cu prima opțiune, mergând la fel de simplificată cu putință, dar de multe ori folosind desktop-ul meu pentru un acces ușor la fișierele la care lucrez acum. Apoi îi mut în casa lor permanentă odată ce am terminat.
- Configurați un sistem de înregistrare digitală. Vorbind de a da documentelor dvs. o locuință permanentă, aici vă creați un sistem de arhivare care vă oferă un sens perfect, astfel încât să puteți găsi documentele de care aveți nevoie atunci când aveți nevoie de ele. Acest ghid de organizare a fișierelor și a dosarelor oferă o serie de sfaturi excelente pentru a vă ajuta să începeți.
- Actualizați software-ul. Dacă computerul este setat să instaleze automat actualizările aplicației și ale sistemului de operare, minunat. Dacă este un proces manual pentru dvs., ar trebui să verificați actualizările cel puțin două ori pe minut, deoarece multe dintre acestea includ patch-uri de securitate. Apoi, o dată pe an, examinați versiunile curente ale software-ului pe care îl utilizați și luați decizia dacă este timpul să faceți upgrade.
- Scanați pentru viruși și probleme de performanță. Indiferent de tipul de computer pe care îl aveți, toți aceștia pot primi viruși sau programe malware (da, chiar și Mac-uri!). Dacă aveți un computer Windows, aceste sfaturi de întreținere PC de la PCWorld vă vor ajuta să vă mențineți computerul sănătos și să funcționeze fără probleme.
- Verificați integritatea backup-ului de date. Vă copiați datele, nu? Dacă nu, săriți totul pentru moment și faceți acest lucru mai întâi. Puteți utiliza fie un serviciu de backup de date bazat pe Cloud, cum ar fi Carbonite, Backblaze sau CrashPlan, fie puteți utiliza o unitate hard disk externă pe care o conectați la computer (eu fac ambele). Cu oricare dintre opțiuni, configurați serviciul sau unitatea pentru a efectua copii de siguranță automate continue, astfel încât să nu trebuiască să faceți nimic manual. Apoi, o dată sau de două ori pe an, intrați în serviciul dvs. de rezervă sau conduceți vehicule și încercați să vă asigurați că totul este disponibil și accesibil dacă trebuie să trageți copii pe computerul local.
- Întoarceți-vă căsuța poștală. Mulți proprietari de afaceri mici au o relație de dragoste-ură cu e-mailurile lor de e-mail. O iubesc pentru că este un instrument de comunicare extrem de productiv și eficient; totuși ei îl urăsc pentru că pot ieși rapid din control, cauzând stres inutil . Există lucruri pe care le puteți face pentru a vă păstra inbox-ul în linie, cum ar fi utilizarea automatizării, eficientizarea a ceea ce primiți zilnic și limitarea frecvenței verificării e-mailului în timpul zilei. Citiți acest articol pentru sfaturile de gestionare a e-mailurilor, care vă vor face căsuța poștală un instrument puternic de productivitate și nu o perioadă de timp majoră.
Sfaturile de mai sus vă vor ajuta să vă organizați imediat afacerile mici, dar amintiți-vă cât de repede lucrurile pot scăpa de sub control. Asociați aceste activități cu o rezoluție pentru a efectua o revizuire rapidă și ușoară a lucrărilor dvs., a instrumentelor de productivitate și a stării computerului de câteva ori pe lună, astfel încât să puteți rămâne organizat și să împiedicați lucrurile să atingă niveluri copleșitoare de dezorganizare.