Trimis de la biroul de la (Inserați numele)
Din când în când, voi primi un e-mail de la un avocat care trimite un e-mail în numele biroului său. Iată câteva probleme cu această abordare a e-mailului.
În primul rând, indexul de afișare a Mesaje primite pentru majoritatea sistemelor de e-mail nu va afișa un nume atât de lung. Cei mai mulți oameni vor vedea doar o parte din "de la biroul lui", și poate câteva litere ale primului nume al persoanei. Mai important, se pare prostie și puțin pretențioasă. Un birou nu trimite e-mailuri. Dacă un avocat va trimite un e-mail, ar trebui să fie în numele său.
Efecte fantezie
Unii avocați place să devină creativi cu apariția e-mailurilor lor. A doua zi am văzut un bloc de semnătură al unui avocat și, pentru o clipă, am crezut că am probleme cu vederea. Se pare că scrisorile neclare au fost intenționate. Efectele speciale pot părea distractive, dar orice lucru care face ca cuvintele greu de citit este o idee proastă. Mai ales dacă ceea ce este greu de citit este numele și adresa de e-mail ale avocatului.
Chiar mai rău decât efectele speciale pe litere este atunci când avocații aglomera e-mailurile lor cu opere de artă sau grafică fantezie. Acest lucru face ca mesajul să fie mai lent pentru descărcare, mai lent pentru a fi deschis, și mai mult de un hassle pentru a citi.
Scopul unui e-mail este de a comunica informații, nu de pricepere artistică. Nu te complica.
Fără blocare de semnături
Nu este atât de greu să configurați un bloc de semnătură automat în majoritatea sistemelor de e-mail. Acesta nu trebuie să fie complicat, iar opiniile variază în funcție de cât de multe informații trebuie incluse într-un bloc de semnătură. Unii avocați transformă foile lor de e-mail în mini-reclame care ies în fiecare e-mail, în timp ce alții abordează o abordare foarte minimalistă doar cu numele și adresa de e-mail sau numărul de telefon.
Cei mai mulți dintre ei au pus la dispoziție un anunț de confidențialitate sau o declarație legală în partea de jos a subsolului. Toate acestea sunt utilizări acceptabile ale unui bloc de semnătură pentru e-mail. Ceea ce nu este acceptabil este să trimiteți e-mailuri care nu identifică expeditorul. Destinatarul unui e-mail nu ar trebui să ghicească cine a trimis e-mailul. Avocații trebuie să se identifice în mod clar în fiecare comunicare pe care o trimit, iar dacă avocatul este inteligent, e-mailul va include și o notificare privind confidențialitatea.
Scrierea de e-mailuri În timp ce furios
Unul dintre beneficiile vechiului sistem de a trimite scrisori oamenilor a fost că a existat o perioadă de "răcire" încorporată între momentul în care o scrisoare va fi scrisă și când va ieși de fapt la destinatar. Dacă avocatul a înscris scrisoarea în sine, ar fi mai probabil să stai pe masă câteva ore înainte de a merge la oficiul poștal. Dacă a fost dictat, până când secretarul a terminat să-l scrie, avocatul ar fi putut să treacă peste ceea ce la făcut atât de supărat.
Această protecție nu există în e-mail. Cu un e-mail, avocatul poate declanșa o crimă furioasă în câteva secunde de ceea ce a declanșat furia. 99,99% din timp va fi o idee proastă. Nimeni nu crede clar dacă este condus de furie. Du-te să faci altceva și să te întorci la problema delictuală mai târziu, când o parte din furie sa risipit.
Ar putea face diferența între păstrarea sau pierderea clienților, a prietenilor și a banilor.
Nu facem răspunsuri în timp util
Unii avocați consideră că vechea regulă "de 5 zile" pentru a răspunde corespondenței de afaceri se aplică și e-mailului. Nu este. Indiferent cât de incomod poate fi, realitatea este că oamenii se așteaptă la răspunsuri mai rapide la un e-mail decât la o scrisoare trimisă prin poștă. Dacă un client sau alt avocat trimite un e-mail, încercați să răspundeți în termen de 24 de ore dacă este posibil. Dacă este o chestiune complicată la care nu se poate acorda atenția în acest moment, cel puțin trimiteți o confirmare și lăsați persoana să știe când să aștepte un răspuns. Majoritatea clienților vor aprecia un mesaj prietenos care spune că e-mailul a fost primit și că va fi răspuns în viitorul apropiat. În fața tăcerii, clientul este lăsat să speculeze dacă avocatul a primit chiar și e-mailul, dacă răspunsul este pe cale sau dacă preocupările clientului sunt pur și simplu ignorate.
Destinatar greșit în câmpul Către
Unul dintre marile lucruri despre funcția de completare automată a sistemelor de e-mail este că le permite avocaților să găsească mai rapid adresele de e-mail ale clienților sau colegilor lor. Unul dintre riscurile funcției de completare automată este că un avocat care nu este atent ar putea trimite e-mailul persoanei greșite. În unele cazuri, aceasta nu ar putea fi decât o jenă minoră, dar, în unele cazuri, ar putea constitui o neglijență profesională. Nu transmiteți în mod accidental prin e-mail comunicările de confidențialitate ale clienților către un sfat care se opune sau chiar unui alt client.
Utilizând opțiunea "Răspundeți tuturor".
Consilierul opus vă trimite un e-mail cu o propunere sau afirmând poziția sa cu privire la o problemă. Trimiteți e-mailul celorlalți avocați din firma dvs. implicați în acest caz pentru al discuta. În curând, butonul "răspundeți tot" este folosit în mod liber, fără ca nimeni să observe că avizul opus este copiat în discuția internă la firma dvs. S-a întâmplat. Dacă doriți să transmiteți un mesaj de discuție pentru discuție, eliminați informațiile expeditorului înainte de ao redirecționa. Și, ori de câte ori utilizați opțiunea Răspundeți la toate, verificați fiecare adresă de e-mail din lista destinatarilor înainte de a atinge trimiterea.
8. Liniile subiecților neclintiți. Amintiți-vă că orice trimitere unui alt avocat într-un e-mail ar putea fi transmisă oricui altcuiva. Gândiți-vă de două ori înainte de a utiliza linii de subiect cum ar fi "clientul meu idiotic" sau "comanda prostului judecător". Nu se știe niciodată unde poate ateriza o copie a e-mailului respectiv. De asemenea, nu lăsa subiectele goale, deoarece acest lucru poate determina un alt avocat să nu observe că există un e-mail despre cazul dvs. O linie directă a subiectului "Cazul Parkerson" sau "Acordul propus de Smith" sau orice titlu care este relevant pentru conținutul mesajului email funcționează cel mai bine.
Și în timp ce "client idiotic" poate fi cea mai exactă descriere a conținutului e-mailului, este o alegere proastă pentru linia de subiect.
9. Urmăriți-vă tonul - și nu citiți greșit pe altcineva. Când oamenii vorbesc unul cu celălalt față în față, indicațiile faciale și tonurile vocale fac de obicei clar intenția unei persoane. La apelurile telefonice, vocea unei persoane este de obicei suficientă pentru a putea spune când cineva este sarcastic, glumă sau serios. Dar prin e-mail, este periculos de ușor să înțelegi complet intenția unei persoane. Numeroase prietenii au fost distruse de către o persoană care a interpretat greșit intenția altei persoane în declarații într-un e-mail. Și cu avocații atât de obișnuiți să se certe între ei deja, este ușor ca un avocat să fie rapid să presupună că celălalt om este ostil sau nepoliticos.
Așa cum sa discutat în "scrierea mesajelor de poștă electronică în timp ce furios", faceți câteva minute să vă răcoriți înainte de a trimite un răspuns la e-mail-ul acelui jaf.
După ce trece o oră, este posibil să vă dați seama că ați întrecut-o greșit în primul rând. Nu aveți un răspuns de declanșare a părului la declarațiile făcute în e-mailuri și nu declanșați un răspuns până când nu vă gândiți dacă este posibil ca expeditorul să aibă o intenție diferită decât a apărut inițial. Dacă se pare că o declarație poate fi citită în mai multe feluri și una dintre aceste căi nu este ofensatoare, încercați să dați expeditorului avantajul îndoielii înainte de a-i tăia capul cu un e-mail mortal.
Există alte greșeli de e-mail ale avocatului care ar fi trebuit să facă lista Top 10? Spuneți-ne despre asta în Forum.